Knjiga zapisnika je registrator ili ukoričena knjiga koja sadrži trajne i detaljne izvještaje o razmatranjima i odlukama. Zapisnici se pišu tijekom službenih sastanaka ili pravnih događaja tvrtke. Također se mogu koristiti u poduzećima za snimanje toka sastanaka.
Tradicionalno, ove su knjige pisane rukom i imaju uzastopno numerirane stranice koje su sigurno uvezane. Ovaj proces je namijenjen zaštiti od prijevarnih aktivnosti. Neke pravne prakse još uvijek čuvaju rukom pisane knjige, i kao priznanje tradiciji i kao pouzdano sredstvo za sprječavanje neovlaštenog pristupa.
Po zakonu, registrirane i registrirane tvrtke dužne su voditi tekući zapisnik. Ove knjige moraju se čuvati u službenoj, registriranoj ili pravnoj adresi tvrtke. Moraju biti dostupni svakom članu tvrtke.
Zamjenici u sudnici također mogu biti zaduženi za vođenje zapisnika. Zastupnici mogu ažurirati knjigu dok se rasprave i suđenja odvijaju pod sucem. Zastupnici se biraju kao pouzdani čuvari ove evidencije.
Svitanje tehnološkog doba promijenilo je način na koji neki barataju sitnim knjigama. Poduzeća se, na primjer, mogu osloniti na nekoga da upiše minute na računalo, ispiše ih i zatim prilijepi ispise u knjige sa uzastopnim numeriranim stranicama. Tvrtke s velikim brojem službenih sastanaka mogle bi smatrati da je ovaj način vođenja knjiga savršeno prihvatljiv.
Zapisnici poduzeća mogu sadržavati korporativne dokumente i zapise. To mogu uključivati statute, korporativne članke, godišnja izvješća i odluke direktora i dioničara. Također mogu sadržavati informacije o postupku sastanaka između dioničara i direktora, uključujući i o tome koje su radnje dogovorene i koje su odluke donesene.
Odstupanje od standardnog, tradicionalnog postupka vođenja zapisnika može učiniti neovlašteno mijenjanje zapisnika. Na primjer, držanje malog uveza kao zapisnika poziva na neovlašteno mijenjanje jer svatko može jednostavno izvaditi stranicu i staviti drugu stranicu u registrator. Ako organizacija radije vodi knjigu bez listova, potrebno je poduzeti određene mjere opreza kako bi se osiguralo da se knjiga čuva i da su mogućnosti neovlaštenog pristupa svedene na minimum.
Kako bi zaštitili cjelovitost knjige s slobodnim listovima, zapisničari bi trebali razmotriti uključivanje sustava u kojem se svaka stranica zapisnika numerira uzastopno. Slično, pojedinačni sastanci trebaju imati sekvencijalne brojeve povezane s njima. Čak i same minute treba numerirati. Konačno, na svakoj stranici trebao bi biti potreban potpis osobe s ovlasti koja je pročitala zapisnik i provjerila njihovu autentičnost.