Knjiga plaća je način bilježenja podataka o plaćanju za svakog zaposlenika ili izvođača koji prima sredstva od odjela za obračun plaća tvrtke. Iako su knjige plaća nekoć bile jednostavne papirnate knjige s različitim stupcima za bilježenje informacija, većina tvrtki sada svoje knjige plaća na računalima, koristeći proračunske tablice ili kompliciranije softverske programe za obračun plaća, ako je potrebno. Prednost korištenja knjige obračuna plaća je u tome što poslodavcu ili zaposleniku omogućuje da na prvi pogled vide iznos novca koji je isplaćen i kojem zaposleniku, a obično služi kao rezervna dokumentacija za porezne svrhe.
Većina većih tvrtki imat će namjenski odjel za obračun plaća čiji je posao održavati knjigu plaća i paziti da su sve isplate točne i izvršene na vrijeme. Manje tvrtke ili pojedinci koji trebaju plaćati zaposlenike vjerojatno će morati sami održavati knjige plaća. Zaista nema razlike radi li se na računalu ili na papirnoj knjizi; neki ljudi jednostavno smatraju da je jedna metoda udobnija i otpornija na pogreške od druge, ili su naučili jednu metodu i suzdržani su od isprobavanja druge. U većini slučajeva nema potrebe posebno komplicirati knjigu obračuna plaća.
Korisno je za nekoga tko mora koristiti platnu knjigu da unaprijed odredi koliko će stupaca biti potrebno. Za osnovnu knjigu plaća, većina ljudi počinje s jednim stupcem za ime zaposlenika; drugi stupac za njegovo ili njezino radno mjesto i status, kao što je puno ili skraćeno radno vrijeme; i treći stupac za razdoblje plaćanja ili broj sati u razdoblju plaćanja. Sljedeći stupac treba uključiti bruto iznos plaće, što je iznos prije oporezivanja. Sljedeća dva stupca obično uključuju odbitke, poput poreza na dohodak ili drugih odbitaka, poput onih koji se uzimaju za naknade. Posljednji stupac tada može uključivati neto iznos konačne plaće — ono što zaposlenik zapravo nosi kući.
Po potrebi se mogu dodati i drugi stupci, ali to su najtipičniji uključci u knjigu plaća. Svaki od stupaca se zatim može izbalansirati dodavanjem preko i dolje, a zatim paziti da se sve brojke podudaraju. Tvrtke obično balansiraju svoje knjige na tjednoj ili mjesečnoj bazi, ovisno o broju zaposlenika u tvrtki i složenosti knjiga obračuna plaća. Kada dođe vrijeme za porez, oni mogu biti od velike pomoći za prijavu poreza ili za pružanje informacija računovođi ili poreznom sastavljaču.