Knjiga plaćanja je vrsta računovodstvene evidencije koja pomaže u praćenju plaćanja koja se isplaćuju u određene svrhe. Nije neobično da se knjiga ove vrste kreira za projekt ili događaj, što olakšava praćenje svih troškova i isplata povezanih s tom određenom aktivnošću. Ovisno o prirodi događaja ili projekta, knjiga može poslužiti kao sredstvo dokumentiranja sredstava primljenih u projekt, kao i svih sredstava koja se isplaćuju za upravljanje troškovima povezanim s aktivnošću.
Smatra se osnovnim pristupom knjigovodstvu, knjiga plaćanja obično se usredotočuje na primitak plaćanja vezanih uz određenu aktivnost. Na primjer, ako učenici povezani s određenim razredom odluče prodati bombone kako bi prikupili novac za projekt, postoji velika šansa da će se knjiga voditi tijekom trajanja aktivnosti. Detalji uključeni u knjigu često će navesti ime kupca, broj kupljenih jedinica, ukupan iznos prikupljen za kupnju, a obično čak i adresu za dostavu kupca.
Drugi primjeri knjige plaćanja mogu uključivati druge vrste podataka. Podaci kao što su iznos i broj fakture mogu biti uključeni, način plaćanja koji se koristi za podmirenje fakture, pa čak i datum kada je plaćanje podneseno u pojedinosti. U situacijama u kojima se primaju djelomična plaćanja na račun, taj iznos i datum plaćanja vjerojatno će također biti uključeni u pojedinosti glavne knjige. Kao i kod većine vrsta računovodstvenih zapisa, svrha knjige je pružiti točne i sažete informacije o financijskim transakcijama tako da postoji trajna povijest događaja, bez pitanja o tome što se dogodilo i kada su se ti događaji dogodili.
Složenost knjige plaćanja često će ovisiti i o općeprihvaćenim računovodstvenim načelima i o svim smjernicama koje se slijede u kreiranju i izvršenju projekta povezanog s aktivnošću zabilježenom u knjizi. To znači da knjiga plaćanja koja se vodi za praćenje aktivnosti povezanih s projektom prikupljanja sredstava od strane lokalne bogomolje može biti donekle pojednostavljena u usporedbi s knjigom koju vodi multinacionalna korporacija koja pokreće operaciju na novom mjestu. Sve dok su pojedinosti točne i mogu se provjeriti pratećom dokumentacijom, te ispunjavaju sve standarde potrebne za vrstu aktivnosti, knjiga može biti vrlo korisno sredstvo za praćenje transakcija povezanih s naporom.