Knjiga potraživanja je knjiga ili dokument koji sadrži popis svih nepodmirenih novčanih sredstava koju osoba ili tvrtka duguje. To znači da je to knjiga u kojoj tvrtka vodi popis svih ljudi kojima je prodala proizvode na kredit. Nakon što tvrtka izvrši prodaju i pošalje račun ili fakturu, taj se račun smatra potraživanjem.
Potraživanja se smatraju kratkotrajnom imovinom u bilanci. To znači da idu prema procjeni imovine tvrtke. Ako je tvrtka dužna ukupno 5,000 USD (USD) za sve nepodmirene račune koji nisu plaćeni, sve transakcije koje iznose taj iznos od 5,000 USD bit će navedene u knjizi potraživanja.
Takve su knjige važne iz više razloga. Prvo, knjiga potraživanja omogućuje tvrtki da prati svu svoju imovinu. Dakle, kada radi računovodstvo imovine i obveza, na jednom mjestu ima popis svih dugovanih novca.
Knjiga potraživanja također je važna jer omogućuje poduzeću uvid u to plaćaju li se dugovi i ima li previše nepodmirenih dugova. Ako račun naveden u knjizi nije plaćen na vrijeme, tvrtka to može lako vidjeti zbog unosa u knjigu i može poslati obavijest o podsjetniku ili naknadni račun.
Tvrtke unose račune u knjigu u različito vrijeme ovisno o njihovim metodama financijskog evidentiranja. Većina tvrtki upisuje potraživanje u knjigu kada je račun ili faktura poslan. Neki upisuju dug u knjigu kada se izvrši prodaja.
Knjige se također mogu voditi u različitim oblicima. S napretkom tehnologije postalo je uobičajeno da se knjige vode u elektroničkom obliku. Računalni programi omogućuju kupcima i pojedincima praćenje svih potraživanja unosom u jednostavne računalne programe i popunjavanjem polja obrasca.
Knjige se također mogu čuvati u staromodnim knjigama metodom papira i olovke. Neke tvrtke mogu i dalje voditi svoje knjige na ovaj način. Još uvijek se prodaju glavne knjige koje omogućuju jednostavno praćenje potraživanja tradicionalnim metodama.
Knjigovoditelj ili računovodstveni odjel tradicionalno je zadužen za ažuriranje knjige potraživanja u većini tvrtki. Podaci iz knjige se zatim mogu prenijeti iz knjige u bilancu kako bi tvrtka mogla dobiti ažuriranu procjenu svoje imovine. U pravilu, tvrtke će ažurirati svoje bilance s podacima iz knjige tromjesečno, iako je ažuriranje bilance mjesečno također uobičajeno.