Knjiga prodaje je računovodstveni alat koji se koristi u poslovanju za praćenje ostvarene prodaje ili faktura poslanih kupcima. Knjiga prodaje može biti vrlo jednostavna ili složena, ovisno o veličini i prirodi posla. Prodajne knjige su nekada bile pisane rukom u bilježnicama, s raznim stupcima, no sada je puno češće pratiti troškove pomoću elektroničke proračunske tablice ili računovodstvenih računalnih programa koje je lakše organizirati, sortirati i po potrebi mijenjati. Općenito, ova vrsta knjige sadržavat će niz različitih stupaca uključujući datum, broj fakture ako je primjenjivo, opis proizvoda ili usluge i iznos primljen za njih.
Održavanje temeljite knjige prodaje važno je za posao iz više razloga. Ne samo da pomaže u praćenju dobiti i gubitaka, već može pomoći u otkrivanju trendova kupnje ili drugih vrsta prodajnih podataka koji mogu dati tragove uspješnim reklamnim kampanjama ili prikazima trgovina, na primjer. Osim toga, knjiga može biti koristan alat za pripremu poreznih prijava na kraju godine, a također može biti od neprocjenjive važnosti za detalje o dobiti i rashodima ako se tvrtka ikada revidira.
Neke tvrtke moraju izraditi knjigu prodaje za fakturiranje kupaca. U ovom slučaju, nekoliko različitih stupaca može biti od pomoći; standardni datum, broj računa i opis usluge općenito su važni. Važan je i datum slanja računa, kao i datum zaprimanja plaćanja i iznos uplate. Opis vrste plaćanja, kao što je ček, kredit ili gotovina, važan je i za računovodstvene svrhe. Knjiga prodaje za fizičku prodaju može biti malo drugačija, budući da se ona obično plaća na prodajnom mjestu, a ne naknadno, iako su opća računovodstvena načela ista.
Općenito je dobra ideja ažurirati knjigu prodaje što je češće moguće, barem jednom dnevno, ako ne i sa svakom prodajom. Softverski programi za automatizirano prodajno mjesto mogli bi jednostavno ispisati zapis o prodaji na kraju dana, što može olakšati proces. Inače, tvrtke bi svakako trebale sjesti jednom dnevno i zabilježiti prodaju, a zatim uravnotežiti knjigu što je više moguće na kraju tjedna. To će pomoći da se ne naprave skupe pogreške.