Knjiga troškova je dokument koji knjigovođe i računovođe koriste za detaljan opis troškova subjekta ili pojedinca. Tipično, knjiga troškova opisuje transakcije koje se događaju u određenom vremenskom razdoblju kao što je tjedan, mjesec, tromjesečje ili godina. U mnogim zemljama, poduzeća su prema zakonu dužna voditi knjige troškova kako bi vlada mogla spriječiti i otkriti nezakonite aktivnosti kao što su pranje novca ili korporativne pronevjere.
Oni mogu biti u obliku knjige, jednog lista papira ili online dokumenta ili softverske aplikacije. Knjiga troškova obično je postavljena u proračunsku tablicu s nizom zaglavlja navedenih na vrhu dokumenta koji dijele financijsku transakciju na nekoliko odjeljaka. Obično različiti odjeljci glavne knjige bilježe informacije kao što su vrsta plaćanja koja se vrši, naziv primatelja plaćanja i datum transakcije. Knjiga također obično uključuje mjesto za evidentiranje brojeva računa zajedno s brojevima čekova referentnih kodova za elektronička plaćanja.
Knjiga mora uključivati ukupni tekući trošak i to se obično pojavljuje u svakom retku uz svaki zabilježeni trošak. Knjigovoditelj obično uspoređuje ažurirani ukupni trošak s troškovima navedenim na bankovnim izvodima kako bi osigurao da su transakcije točno zabilježene. U nekim se slučajevima transakcija može pojaviti u glavnoj knjizi mnogo prije nego što se pojavi na bankovnom izvodu jer može proći nekoliko dana da se obrađuju čekovi i druge vrste transakcija. Knjigovoditelj je obično odgovoran za pregled nepodmirenih transakcija dok sve stavke ne prođu banku.
U nekim zemljama, vlasnici poduzeća i pojedinci mogu tražiti određene vrste troškova kao porezne odbitke. Općenito, porezna tijela zahtijevaju neku vrstu dokaza koji potkrepljuju ove tvrdnje. Stoga se kopije knjige troškova zajedno s popratnom dokumentacijom kao što su računi i računi ponekad dostavljaju poreznim tijelima. U određenim zemljama porezni službenici mogu revidirati porezne obveznike za prethodne porezne godine. Posljedično, postoje postojeći zakoni u mnogim zemljama koji zahtijevaju od ljudi da nekoliko godina čuvaju financijske dokumente kao što su knjige.
Povremeno se poduzeća i pojedinci mogu uključiti u sporove oko nepodmirenih plaćanja. Izgubljeni ček ili pogrešno usmjereno elektroničko plaćanje mogu dovesti do toga da davatelj usluga ne primi uplatu. Vlasnici tvrtki i pojedinci koji vode knjigu troškova mogu lako riješiti takve probleme pružanjem informacija pruženoj usluzi kao što su iznos plaćanja i datum kada je plaćanje izvršeno. Knjigovoditelji mogu naići na pravne probleme s poreznim tijelima i drugim dobavljačima kada se uplate izgube ili pogrešno usmjere, a knjige troškova se ne vode.