Knjiga inventara je dokument ili zbirka papirologije koju tvrtka koristi za praćenje proizvoda na temelju količine i vrijednosti. To često omogućuje tvrtki da procijeni kako materijali i roba dolaze u tvrtku, koliko dobro se mogu iseliti zbog prodaje i procijeniti sve gubitke koji mogu nastati. Jedna uobičajena vrsta knjige zaliha je trajna, dok neke tvrtke mogu radije koristiti periodičnu knjigu. Ove dvije uobičajene vrste knjige inventara razlikuju se ovisno o učestalosti ažuriranja svake od njih.
Postoji niz različitih oblika koje knjiga inventara može imati, iako je tradicionalno to knjiga s brojnim stranicama. Svaka od ovih stranica ima izgled koji obično uključuje više stupaca koji se mogu koristiti za bilježenje različitih informacija, kao što su količina, vrijednost i opisi stavki. Tvrtka obično ima knjigu zaliha s zasebnim stranicama za određene vrste stavki, kao što su pojedinačni računi. Suvremena tehnologija olakšala je tvrtkama vođenje takvih knjiga, a mnoga poduzeća koriste računalni softver za održavanje digitalnih zapisa o zalihama i robi za proizvodnju ili prodaju.
Jedna od najčešćih vrsta knjige inventara je ona koja se naziva “trajna” i koja se ažurira na stalnoj osnovi. Tvrtke koje koriste ovu vrstu knjige obično imaju automatizirani sustav koji prati prijenos proizvoda zbog prodaje ili dolaznih narudžbi. To znači da se, kako se roba prodaje, knjiga zaliha odmah ažurira kako bi odražavala ovaj prijenos, a kako novi materijali dolaze u tvrtku oni se dodaju u knjigu. Iako takve metode nisu praktične za svaku tvrtku, mogu omogućiti tvrtki da brzo prati svoje zalihe i prilagođava narudžbe za materijale prema potrebi.
Drugi uobičajeni oblik knjige zaliha naziva se “periodični” i ažurira se redovito, ali ne odmah nakon promjena inventara. To obično zahtijeva fizičko prebrojavanje proizvoda i robe u tvrtki, koje se zatim koristi za prilagođavanje internih brojeva u vezi s materijalima koji su pri ruci. Takva se prebrojavanja obično izvode prema utvrđenom rasporedu, koji može varirati od godišnjeg potpunog brojanja zaliha do tjednih procjena za visokorizične artikle. Knjiga ove vrste, koja se koristi za periodična prebrojavanja, obično se ažurira rjeđe od trajne, ali promjene mogu biti dramatičnije ovisno o tome kako se proizvodi prodaju ili dolaze tijekom vremena.