Komunikacijska kompetencija je sposobnost nekoga tko komunicira s drugim da postigne svoje ciljeve kroz interaktivnu i odgovarajuću interakciju. Prvenstveno, to je razina vještina koju stručnjaci za ljudske resurse i oni koji su odgovorni za upravljanje drugima moraju postići i posjedovati. Kako bi postigao kompetenciju u komunikaciji, komunikator mora zadovoljiti šest kriterija: fleksibilnost, uključenost, upravljanje, empatija, učinkovitost i primjerenost.
Fleksibilnost zahtijeva da se komunikator može prilagoditi situacijama, tako da mijenja ponašanje drugih kako bi ispunio ciljeve. Prilagodljivost ili fleksibilnost može zahtijevati da osoba koja komunicira s drugima bude osjetljiva i na same ciljeve i na ljude odgovorne za postizanje ciljeva. Na primjer, supervizor može motivirati radnike priznavanjem dugog radnog vremena koje su zaposlenici morali odraditi, ali u isto vrijeme osigurati da se posao obavlja.
Uključenost u razgovor još je jedna vještina potrebna za postizanje komunikacijske kompetencije. To zahtijeva od komunikatora izravnu interakciju s drugom stranom. Interakcija uključuje slušanje potreba i briga drugih. Također zahtijeva od komunikatora da bude svjestan kako ih drugi ljudi percipiraju i da zna što reći kao odgovor na sve to.
Mogućnost upravljanja razgovorom zahtijeva od komunikatora da regulira njihovu interakciju s drugima. Komunikator se također mora prilagoditi i kontrolirati razgovor i njihove društvene interakcije. Upravljanje razgovorom zahtijeva od komunikatora da kontrolira smjer kojim se razgovor vodi, što je još jedna razina postignuća.
Empatija je sposobnost komunikatora da pokaže da razumije odakle drugi dolaze kako bi podijelili vlastite emocije. To je emocija u kojoj komunikator pokazuje da zna odakle drugi dolaze, te da komunikator razumije i razumije.
Učinkovitost je sposobnost komunikatora da postigne cilj razgovora. Sposobnost postizanja cilja razgovora je mjerenje razine komunikacijske kompetencije. Učinkovitost je sposobnost ispunjavanja zahtjeva i komunikatora i ostalih uključenih strana.
Kriteriji komunikacijske kompetencije također zahtijevaju primjerenost. Prikladnost je sposobnost da se podrže očekivanja trenutne situacije. Koliko je razgovor prikladan za postizanje ciljeva jedno je od primarnih mjera za postizanje komunikacijske kompetencije. Kada su svi ovi kriteriji zadovoljeni, komunikator je dostigao najvišu razinu komunikacijske kompetencije.