Kontni planovi su u biti popis različitih kategorija prihoda i rashoda povezanih s financijama organizacije. Iako se točna konfiguracija stavki retka na kontnom planu može neznatno razlikovati od entiteta do entiteta, postoji nekoliko osnovnih kategorija koje će se naći u gotovo svakoj računovodstvenoj knjizi. Dodatne kategorije mogu odražavati prirodu poslovanja koje vodi organizacija, kao što su dobrotvorna sredstva izdvojena za posebne svrhe ili imovina koja se izdvaja za projekt proširenja povezan s tvrtkom.
Osnovna skupina kategorija koje se nalaze u kontnom planu nisu različite od onih koje se nalaze u gotovo svakom kućnom budžetu. To bi uključivalo stavke kao što su stanja i plaćanja zakupnine ili hipoteke, osnovne režije i bilo koji tekući dug koji se plaća svaki mjesec, kao što su stanja na kreditnim karticama. Točan redoslijed ovih kategorija može se dalje definirati uspostavljanjem niza stavki ili slijedeći pristup glavne knjige i uključiti neke stavke u široke kategorije. Kao primjer, moglo bi biti korisno strukturirati kontni plan tako da se stavke električne energije, vode i telefonskih usluga grupiraju u kategoriju komunalnih usluga, umjesto da se pojavljuju kao samostalne kategorije.
Uz osnovne kategorije uključene u kontni plan, često postoje oznake koje su jedinstvene za određeni subjekt. Neprofitne organizacije mogu koristiti stavke retka koje omogućuju bilježenje članarina, prihoda ostvarenih aktivnostima prikupljanja sredstava ili naplata koje se trebaju primijeniti na određeni projektni fond. Kod poduzeća, kontni plan će uvijek uključivati potraživanja kao i obveze kao dio strukture. Često postoje i kategorije koje omogućuju uredno praćenje diskrecijskih sredstava dodijeljenih određenom odjelu ili za opću upotrebu od strane lokacije tvrtke.
Mnoge organizacije odlučuju koristiti sustav računa koji zahtijeva stvaranje alfa i numeričke oznake za svaku kategoriju koja se odražava na kontnom planu. Ako postoje potkategorije koje se nalaze u glavnim kategorijama, to se obično uzima u obzir pri postavljanju redoslijeda numeriranja koji se koristi u glavnim knjigama. Te iste oznake također će se pojaviti kao stavke u bilanci i računu dobiti i gubitka za organizaciju. Prateći ovaj proces, vrlo je lako ukrštati transakcije i osigurati da financijska evidencija ostane ispravno uravnotežena.