Kontrola gotovine je proces koji se koristi za provjeru potpune prirode i točne evidencije sve gotovine koja je primljena, kao i svih isplata gotovine koje se odvijaju. Kao široko načelo odgovornog financijskog računovodstva, ovaj se proces odvija u svakom okruženju u kojem se kupuju i prodaju robe i usluge. Kao takvi, poduzeća, neprofitne organizacije i kućanstva koriste njegova osnovna načela.
Za potpuno razumijevanje kontrole gotovine, korisno je razumjeti što se podrazumijeva pod gotovinom, kada je u pitanju financijsko računovodstvo. Uz upućivanje na valutu i novčić, ovaj pojam također uključuje oblike financijske razmjene poput novčanih uputnica, potvrda o kreditnim karticama i čekova. U osnovi, svaka vrsta financijske razmjene o kojoj se može odmah pregovarati za fiksnu vrijednost ispunjava uvjete.
Kontrola gotovine znači kompetentno upravljanje svim ovim vrstama financijskih instrumenata održavanjem točnog sustava praćenja koji uključuje i primanje i isplatu gotovine. Osmišljavanje ovog procesa obično nije teško, a postoji nekoliko osnovnih elemenata koji će se ugraditi u proces, bez obzira na to koristi li se postupak u kući ili uredu ili poslovnom okruženju.
Prvo, sve transakcije vezane uz gotovinu moraju se odmah dokumentirati i evidentirati. Metoda obračunskog obračuna, u kojoj se zarade i rashodi bilježe kada su nastali, a ne kada su primljeni ili plaćeni, ne koristi se. Svaki gotovinski račun bilježi se pri primitku, dok se svaka isplata upisuje u trenutku kada je plaćanje pušteno. Ovaj način dokumentacije zahtijeva samo neke osnovne predloške koji će zabilježiti potrebne podatke. Za dom se može koristiti tekući račun za praćenje sve gotovine položene na zajednički račun za dobrobit doma, a registar čekovnih knjiga može poslužiti kao osnovni dokument koji prati ulazne i izlazne transakcije.
Zatim, čvrste procedure zahtijevaju da postoji više, ali ograničeno, pojedinaca koji imaju pristup gotovini, što služi u dvije svrhe. Prvo, ljudi se mogu smatrati odgovornima za način na koji se upravlja gotovinom. Drugo, najmanje dvije osobe koje nadgledaju proces pomaže u osiguravanju da se važne transakcije mogu odvijati u bilo kojem trenutku, čak i ako je jedna osoba iz nekog razloga nedostupna.
Kontrola gotovine također zahtijeva da se dokumenti koji se odnose na zadatak drže odvojeno od fizičke lokacije gotovine. Drugim riječima, knjigovodstvenu knjigu koja se koristi za evidentiranje gotovinskih transakcija ne treba čuvati u sefu s valutom, novčanim uputnicama i čekovima. Ova jednostavna mjera opreza pomaže da se osigura da je zadatak izmjene fizičkih dokaza koji se odnose na gotovinu u ruci teži, a time i minimizira šanse za krađu.