Kontrolni račun je sažeti račun unutar financijske glavne knjige koji akumulira detalje računa u pomoćnoj knjizi – glavne knjige prate sve financijske transakcije unutar tvrtke. Informacija koja se vodi u pomoćnoj knjizi je detalj koji podupire podatke glavne knjige. Pomoćne knjige koriste se za praćenje raznih stavki koje se akumuliraju u glavnoj knjizi, uključujući potraživanja, obveze, zalihe i prihode. Uz iznose transakcija, pomoćne knjige često uključuju imena, lokacije, opise i datume. Svaka od stavki pomoćne knjige obično će imati kontrolni račun u glavnoj knjizi.
Računovodstveni odjeli koriste probna stanja generirana iz glavne knjige prilikom akumuliranja mjesečnih, tromjesečnih i godišnjih financijskih podataka. Općenito, računovodstveni odjeli rijetko zahtijevaju vrstu pojedinosti koja se prati u pomoćnoj knjizi. Na primjer, odjel za potraživanja morat će moći pristupiti podacima o klijentima, kao što je telefonski broj, kako bi potencijalno kontaktirao kupca u vezi neplaćenih salda. Računovodstveni odjel, međutim, u većini situacija bi radije vidio ukupne nepodmirene potraživanja, a ne podatke o klijentu koji su povezani s određenim transakcijama. Kad god odjel za potraživanja ažurira iznos koji dospijeva u evidenciji kupaca, kontrolni račun u glavnoj knjizi ažurira se s promjenom, što omogućuje lako dostupan pristup ukupnim računima potraživanja.
Kontrolni račun se ažurira kada pomoćne knjige sustavno prenose podatke u glavnu knjigu. Vrijeme ažuriranja kontrolnih računa ovisi o različitim čimbenicima, uključujući složenost uključenih sustava, veličinu korporacije, pa čak i raspored računovodstvenih aktivnosti na kraju mjeseca. U većim korporacijama, sustav glavne knjige obično će biti vlastiti neovisni softverski sustav, odvojen od pomoćnih knjiga za praćenje transakcija za stavke kao što su potraživanja ili zalihe. Kontrolni računi u situacijama poput ove možda neće biti ažurirani tijekom cijelog mjeseca jer se zakazivanje prijenosa informacija između pomoćne knjige i glavne knjige ne odvija u stvarnom vremenu. Manje tvrtke možda neće imati isti problem jer glavne i pomoćne knjige mogu biti uključene u jedan softverski paket.
Jedna od prednosti kontrolnih računa je mogućnost povećanja odvajanja dužnosti, što je korisno u ograničavanju pogrešaka i prijevara. Često su pojedinci potrebni za praćenje podataka u pomoćnim knjigama odvojeni od onih koji akumuliraju financijske podatke. Kao takav, kada se kreiraju financijski izvještaji, provodit će se usklađivanja između kontrolnih računa i pomoćnih knjiga kako bi se osiguralo da je ispravan saldo prikazan za određenu stavku. U konačnici, kontrolni računi omogućuju lakše i brže prikupljanje financijskih podataka za računovodstvene odjele.