Konzularna faktura detaljno opisuje sadržaj pošiljke i potvrđuje da ona ne sadrži nikakve ilegalne ili upitne predmete. Priprema ga konzularni službenik koji radi u konzulatu zemlje uvoznice u zemlji podrijetla. Dokument je napisan na jeziku koji koristi zemlja uvoznica kako bi se osiguralo da ga carinski službenici mogu pročitati i razumjeti, a uključuje i pečat koji potvrđuje da je službeni. Takvi dokumenti mogu biti potrebni za neke uvoze, a mogu se preporučiti u drugim slučajevima.
Tvrtke koje pripremaju međunarodne pošiljke trebaju brojne dokumente. Ako je potrebna konzularna faktura, obično se trebaju dogovoriti sa službenikom koji će pregledati sadržaj pošiljke i pripremiti dokument. Država uvoznica može zahtijevati korištenje posebnog obrasca, koji može dati njezin nacionalni konzulat. Bilježe se i sve naknade plaćene za pripremu konzularnog računa, kako bi se otklonile zabune ili sporovi.
Carinski službenici koriste ovaj dokument za utvrđivanje odgovarajućih tarifa, carina i drugih naknada u vezi s pošiljkom. Važno je provjeriti je li točan i potvrditi da je obrazac u potpunosti ispunjen. Problemi s konzularnom fakturom mogu dovesti do kašnjenja u pristaništu ili skladištu, u kojem slučaju se pošiljka može zadržati dok se ne riješe. S kvarljivim ili kritičnim artiklima to bi moglo stvoriti značajne probleme za uvoznika.
U pripremi za međunarodnu isporuku, tvrtka se može konzultirati s tvrtkom treće strane ili odvjetnikom koji je specijaliziran za ovu uslugu ako ne obrađuje redovito takve pošiljke. Svaka zemlja ima svoje zahtjeve za uvoz, a ako ih izvoznik ne ispuni, može biti odgovoran za troškove koje ima klijent. Nepribavljanje konzularne fakture, na primjer, može rezultirati kaznom koju bi izvoznik morao platiti. Isto tako, ako je obrazac nepotpun i papirologiju treba ponovno obraditi, klijent može smatrati izvoznika financijskom odgovornim za sve gubitke.
Više kopija konzularne fakture izrađuje se prilikom generiranja dokumenta. Jedna treba biti priložena pošiljci, zajedno sa ostalom dokumentacijom. Izvoznici također obično čuvaju barem jednu kopiju za svoje datoteke, kao osobnu referencu za korištenje u vezi s naplatom i drugim aktivnostima. Oni mogu poslati dodatnu kopiju uvozniku zajedno s ostalim informacijama u vezi s pošiljkom. Kopije se također mogu priložiti uz pošiljku za zadržavanje na carini i na drugim usputnim postajama.