Koordinator naplate ima mnoge dužnosti koje se moraju izvršavati iz dana u dan, a većina njih uključuje snimanje i pregovaranje o računima klijenata. Ovaj posao može uključivati provjeru točnosti računa, pripremu računa, izračun ukupnih iznosa, raspravu o pitanjima naplate i dogovorima s klijentima, au slučaju liječničkog ureda, pregovaranje o naknadi osiguranja s pružateljima usluga. Koordinator naplate mora biti organiziran, učinkovit i sposoban razgovarati s kupcima koji su možda pod stresom zbog neplaćenih dugova.
Kada klijent ili pacijent primi uslugu, koordinator naplate mora pripremiti račun koji će im poslati. Klijenti mogu biti pojedinci ili tvrtke, a fakture moraju biti napisane i ispisane u određenom formatu. To uključuje vođenje točne evidencije o tome koje je usluge klijent primio, cijenu tih usluga i slanje samog računa poštom.
Koordinator naplate također može dogovoriti plaćanje s klijentima koji ne mogu platiti u jednom paušalnom iznosu. Ova se usluga općenito nudi za stvari poput medicinskog liječenja, a ne za usluge koje se smatraju diskrecijskim. Detalji dogovora o plaćanju ovisit će o tvrtki i platežnoj sposobnosti klijenta.
Koordinatori naplate također mogu biti obvezni pregovarati o plaćanjima s pružateljima osiguranja. To uključuje kontaktiranje tvrtke i raspravu o uslugama koje klijent prima i utvrđivanje jesu li te usluge uključene u klijentovu pokrivenost. Ako postoji problem, koordinator naplate može pregovarati o sporazumu s tvrtkom ili kontaktirati klijenta za daljnje pojedinosti ili upute.
Da biste postali koordinator naplate, važno je biti organiziran, dobar s brojevima i ugodan rad u okruženju visokog stresa. Upućivanje poziva za naplatu klijentima koji nisu platili može biti teško za mnoge ljude, a potreban je netko s debelom kožom da obavi takve pozive, a da se ne uvrijedi. Kupci koji ne mogu platiti svoje račune vjerojatnije će biti pod stresom, nepristojni i ne reagiraju.
Školovanje može biti potrebno za mnoge pozicije koordinatora naplate. Medicinski obračun zahtijeva poznavanje specifične medicinske terminologije, kao i sposobnost dobrog rada s brojevima. Računovodstvo je još jedno polje studija koje može pomoći studentima da uđu u ovo polje karijere.
Većina tvrtki koje nude usluge ili proizvode potrošačima imaju potrebu za vještim koordinatorima naplate. Potrebe se mogu razlikovati ovisno o djelatnosti i lokaciji, ali će vjerojatno uvijek biti dostupan posao za većinu kvalificiranih kandidata koji žele ući u ovo polje karijere. Neki koordinatori također mogu željeti postati samozaposleni i raditi s nekoliko tvrtki odjednom. To može pomoći povećati potencijal prihoda i iskustvo u industriji u više arena.