Koordinator proizvoda često radi u uredu za upravljanje proizvodima ili u prodajnom uredu distribucijske ili proizvodne tvrtke. On ili ona je odgovoran za sve aspekte upravljanja životnim ciklusom proizvoda. Primarni zadatak koordinatora proizvoda je pratiti i upravljati cjelokupnom distribucijom proizvoda, prodajom, povratima i interesom potrošača.
Sva lansiranja proizvoda uključuju značajnu količinu papirologije, elektroničkih dokumenata, datoteka, sastanaka i planova. Koordinator proizvoda je osoba koja prati te dokumente, osigurava stalnu komunikaciju sa svim relevantnim stranama i osigurava da iznenađenja budu ograničena.
Ne postoji poseban program obuke da postanete koordinator proizvoda. Mnogi ljudi u ovoj ulozi završili su formalno obrazovanje nakon srednje škole u srodnom području, kao što je poslovna administracija ili menadžment. Dostupni su specijalizirani tečajevi iz širokog spektra škola o dugoročnom upravljanju projektima, uključujući važnost administrativnih procesa.
Koordinatori proizvoda često blisko surađuju s timom za razvoj proizvoda i marketing. Njihova primarna uloga može se organizirati u tri glavna zadatka: upravljanje promjenama, organizacija datoteka i pronalaženje te planiranje. Osim ovih zadataka usmjerenih na projekte, mnogi koordinatori proizvoda odgovorni su za operativnu administraciju jedinice. To može uključivati naručivanje zaliha i praćenje prisutnosti.
Upravljanje promjenama veliki je dio svakog projekta i obično je odgovornost koordinatora proizvoda. On ili ona moraju pregledati zahtjeve, utvrditi relevantnost, rizike, koristi i troškove povezane sa zahtjevom, a zatim predstaviti te podatke voditelju proizvoda. Svaka odluka mora biti dostavljena podnositelju zahtjeva i potrebno je dobiti odgovarajuće ovlaštenje prije nego što se promjena ugradi u projekt. Koordinator također mora osigurati da se svi relevantni detalji o proizvodu ili specifikacije mijenjaju kako bi odražavali ovaj zahtjev, te zadržati kopiju zahtjeva u arhivi za daljnju referencu.
Koordinator proizvoda mora osigurati da su sve papirnate i elektroničke datoteke ispravno arhivirane i pohranjene, zajedno s unakrsnim referencama. Ovo se može činiti kao mali zadatak, ali većina proizvoda ima višegodišnji vijek trajanja i uključuje tisuće dokumenata. Ispravno upravljanje tim datotekama važno je jer će se na njih pouzdati u sporu ili kako bi se utvrdilo što je bilo uspješno ili ne. Veliki dio posla koordinatora proizvoda je planiranje. Od njega se očekuje da pregleda planove životnog ciklusa proizvoda i osigura da su potrebni materijali i osoblje na mjestu za podršku strategiji upravljanja proizvodom.