Primarna uloga koordinatora promjena je koordinirati tijek dokumenata koji okružuju bilo kakve promjene u tekućem projektu ili velikom sustavu. Kako bi bio uspješan u ovoj ulozi, on ili ona moraju biti orijentirani na detalje, uživati u radu na složenim projektima i imati izvrsne vještine multi-taskinga. Upravljanje promjenama je proces kontroliranja i upravljanja promjenama, a ova pozicija je ključna u tom procesu.
Ne postoji poseban program obuke da postanete koordinator promjena. Umjesto toga, velika većina poslodavaca zahtijeva od koordinatora promjena da ima završeno formalno obrazovanje nakon srednje škole u srodnom području. To može uključivati računovodstvene, poslovne, upravljačke ili računalne informacijske sustave. Ovi se programi mogu završiti na razini sveučilišta ili koledža i obično traju tri do četiri godine redovitog studija.
Tri glavna zadatka koordinatora promjena su provedba procesa upravljanja promjenama, osmišljavanje poslovnog procesa koji će ga podržati i osiguravanje usklađenosti. Pojedinosti procesa će se razlikovati, ali uvijek će postojati osoba koja traži promjenu, voditelj projekta odgovoran za pregled zahtjeva i obavijest tima o statusu zahtjeva. Većina tvrtki dizajnira višedijelni obrazac ili elektronički tijek rada za upravljanje ovim procesom.
Dva su aspekta upravljanja promjenama koja moraju postojati da bi ispravno funkcionirala: dokumentacija zahtjeva i odgovarajuće odobrenje. Dokumentacija zahtjeva mora sadržavati stvarnu stavku koju treba promijeniti, poslovnu racionalnost zahtjeva te očekivane koristi i rizike svojstvene zahtjevu. Svaka promjena mora imati jasnu korist, bilo poboljšanjem procesa ili rješavanjem problema.
Proces odobravanja je bitan u upravljanju promjenama, a odgovornost je koordinatora promjena osigurati da sve zahtjeve odobri odgovarajuća osoba. Zahtijevajući odobrenje višeg osoblja, svi zahtjevi moraju biti objašnjeni članu upravljačkog tima koji može imati drugačiju perspektivu i vidjeti dodatne rizike ili koristi. Osim toga, ovaj proces smanjuje rizik da će osoblje zatražiti promjenu koja će smanjiti interne kontrole.
Osiguravanje usklađenosti važan je dio uloge koordinatora promjena. On ili ona je odgovorna za izdavanje brojeva za praćenje promjena i pregled projektnih planova kako bi se osiguralo da svi zahtjevi za izmjenom imaju dodijeljen broj. Osim toga, važno je potvrditi da je odobravatelj odgovoran za područje na koje će utjecati zahtjev za promjenu. Na primjer, etažni upravitelj ne bi trebao moći odobriti zahtjev za promjenu središnjeg financijskog sustava jer on ili ona nije odgovoran za to područje.