Korporativni kupovni nalog (PO) je dokument koji korporacija šalje dobavljaču proizvoda ili usluga. U njemu je točno navedeno što se kupuje i po kojoj cijeni. Nakon što prodavač primi i prihvati narudžbu, ona djeluje kao ugovor između korporacije i dobavljača. Korporativne narudžbenice jasno pokazuju između obje strane što se očekuje i koliko će to koštati.
Narudžbe nadilaze samo metode za slanje narudžbi. U većini korporacija, narudžbenica je prvi korak u računovodstvenom procesu. Izdavanje narudžbenice obično obavlja računovodstveni odjel i kreirat će evidenciju o obvezama. Također stvara uređaj za praćenje nepodmirenih narudžbi. U korporacijama koje mjesečno kupuju stotine ili tisuće, ovo postaje nezamjenjiv mehanizam za praćenje.
Iz perspektive dobavljača, korporativni nalog za kupnju pruža jasnoću i računovodstveni mehanizam. Primanje korporativne narudžbenice ne daje dobavljaču samo pisani ugovor s kupcem, već postaje i prvi korak u kreiranju traga potraživanja. Ove narudžbenice važne su kada pokušavate dobiti financiranje ili poslovne zajmove jer dobavljač dokumentira koliko će novca pritjecati u tvrtku i kada se očekuje da će biti primljen.
Tipični elementi korporativne narudžbenice uključuju datum; broj narudžbenice; ime, adresu i telefonske podatke obiju strana; i opis robe i usluga s cijenama i ukupnim iznosom. I za kupca i za prodavatelja, broj narudžbenice postaje glavni mehanizam za praćenje svih narudžbi između njih.
Varijacija korporativnog naloga za kupnju je trajni nalog koji kreira nalog tijekom određenog vremenskog razdoblja. To omogućuje količinske popuste za proizvode ili usluge koje se ne moraju isporučiti odjednom. Ove vrste narudžbenica obično se odnose na proizvode ili usluge koje se isporučuju povremeno tijekom godine. Na primjer, narudžbenica bi se mogla izdati za mjesečnu isporuku zaliha papira ili tromjesečno održavanje klima uređaja.
Za manje korporacije stvaranje procesa narudžbenice može se činiti pretjeranim, ali nakon što je ispravno izvršeno, štedi vrijeme i novac. Kupcima i prodavačima daje narudžbeni broj koji olakšava praćenje narudžbi. Također stvara pravni dokument između obje strane koji jamči kupcu cijenu koja je dogovorena i daje prodavaču dokument koji mu pravno daje pravo na dugovana sredstva.