Korporativni tajnik je poslovni stručnjak koji upravlja nizom bitnih zadataka u tekućem životu korporacije. Iako postoji određena percepcija da je tajnik više skrbnik koji funkcionira kao pomoćni službenik drugim korporativnim službenicima, uloga korporativnog tajnika često je široka i uključuje potrebu obavljanja značajnih ovlasti u širokom rasponu zadataka. Učinkovita tajnica može napraviti veliku razliku u općoj dobrobiti korporacije, bilo potaknuti poslovanje naprijed ili osakatiti operaciju do točke neuspjeha.
U mnogim slučajevima, odgovornosti korporativnog tajnika definirane su poslovnim aktima. Ovisno o vrsti korporacije, te odgovornosti mogu biti vrlo specifične ili se tajniku mogu dodijeliti široke ovlasti koje se mogu koristiti u brojnim situacijama. Odredbe unutar podzakonskih akata moraju biti u skladu sa svim državnim statutima koji se primjenjuju na stvarnu inkorporaciju poslovanja, što je čimbenik koji će često utjecati i na opseg tajničkih dužnosti i na način na koji se te dužnosti moraju obavljati kako bi se ispunile trenutne zakonske odredbe. standardima.
Osnovna odgovornost korporativnog tajnika odnosi se na osiguravanje da Uprava korporacije ima pristup točnim informacijama i održivim resursima koji joj omogućuju funkcioniranje na način koji je u skladu s državnim propisima. To znači da tajnik mora biti u toku sa svim pravnim pitanjima koja se odnose na funkciju poslovanja. Nije neobično da korporativni tajnik bude odvjetnik koji ima dobru reputaciju u lokalnoj državnoj odvjetnici, iako rijetko postoji zahtjev da on ili ona moraju biti odvjetnik. U situacijama u kojima tajnik nije odvjetnik, korporativna struktura obično predviđa neku vrstu glavnog savjetnika s kojim tajnik može blisko surađivati i tako ostati u tijeku s bilo kojim primjenjivim zakonima ili propisima.
U okviru ove temeljne odgovornosti, korporativni tajnik će nadzirati aktivnosti poput osiguravanja da svi novi direktori budu educirani o aktualnim propisima i obavještavanje odbora kada dođe do bilo kakvih promjena u državnim zakonima koje utječu na poslovanje. U slučaju da dođe do radnog partnerstva ili čak do moguće situacije spajanja, korporativni tajnik je često odgovoran za dogovaranje sastanaka između svih donositelja odluka, uključujući organiziranje sudjelovanja investicijskih bankara u raspravama ako su pregovori dosegli određenu točku. Na dnevnoj bazi, tajnik će vjerojatno komunicirati s drugim službenicima u strukturi tvrtke kako bi se uvjerio da upravljaju svojim područjima odgovornosti u skladu s primjenjivim propisima.
Nije neobično da korporativni tajnik blisko surađuje s glavnim izvršnim direktorom. Izgradnja snažnog komunikacijskog mosta s glavnim izvršnim direktorom stavlja korporativnog tajnika u poziciju da prenosi važne informacije o događajima ili trendovima koji bi mogli utjecati na poslovanje poslovanja, te inicirati strategiju za korištenje tih trendova ili događaja na način koji je u najboljem interesu tvrtke. Da bi to postigao, tajnik mora biti moćan i kompetentan komunikator, imati oko za detalje i posjedovati temeljito razumijevanje ne samo operativne strukture tvrtke, već i misije i ciljeva korporacije i korporativne kulture. koja se razvila tijekom vremena.