Kreditna kartica tvrtke može se definirati na nekoliko načina. To može biti kartica dostupna za korištenje svim članovima tvrtke, posebno malim tvrtkama. Ove kartice se mogu koristiti kao glavno sredstvo za kupnju stvari na dnevnoj bazi. Alternativno, tvrtka može izdati kreditnu karticu nekolicini zaposlenika, posebno onima koji moraju putovati zbog posla i moraju platiti troškove koje posao pokriva.
Tvrtka je odgovorna za plaćanje računa za obje vrste kreditnih kartica tvrtke, pod uvjetom da se njihova upotreba isključivo odnosi na odobrene poslovne troškove. To može stvoriti neke probleme i ljudi moraju obratiti pozornost na pažljivo čuvanje računa i evidencije kada koriste kartice. Zaposlenik može biti odgovoran za troškove koji zapravo nisu poslovni troškovi, a kupnja stvari na kartici koje stvarno nisu povezane s poslom može u nekim slučajevima biti razlog za otpuštanje s posla.
Istina je da će neki zaposlenici zloupotrijebiti kreditnu karticu tvrtke, ali uz napredak u detaljnim izjavama, to će se vjerojatno brzo otkriti. Ponekad dolazi do slučajnog zlostavljanja. Kada su ljudi navikli plaćati stvari karticama, vrlo je lako platiti stvari pogrešnom karticom. Ako zaposlenik primijeti slučajnu kupnju kreditnom karticom tvrtke, trebao bi odmah obavijestiti poslodavce i biti spreman odmah nadoknaditi štetu tvrtki.
Kompliciraniji problem nastaje kada zaposlenici kupuju stvari koje su legitimni poslovni troškovi u isto vrijeme kada kupuju stvari za osobnu upotrebu. Opet, detaljno čuvanje računa ključ je za osiguranje da tvrtka ne kupuje stvari koje nisu povezane s njezinim poslovanjem. Jedan od načina da se to izbjegne je da prilikom kupovine zatražite zasebne transakcije koje uključuju poslovne i osobne troškove, a zatim koristite kreditnu karticu tvrtke i osobnu karticu za plaćanje tih transakcija.
Ponekad se ljudi koji imaju kreditnu karticu tvrtke izdanu na svoje ime pitaju mogu li iskoristiti pogodnosti koje nudi kartica, poput milja za česte letove. Odluka da se zaposleniku dopusti korištenje pogodnosti ili poklon bodova mora biti na poslodavcu. Kada je to nejasno, zaposlenici bi trebali provjeriti kod svog poslodavca prije nego što iskoriste bilo kakve pogodnosti. Tvrtka bi ih možda željela akumulirati za davanje darova zaposlenicima ili uštedu novca na putovanju zrakoplovom.
Jedan od načina da se izbjegne korištenje kreditne kartice tvrtke je kreiranje metode nadoknade poslovnih troškova zaposlenika. To također uključuje zaposlenike koji predaju račune, ali tvrtkama daje manje mogućnosti da istraže naknade. Mnogi smatraju da kreditna kartica tvrtke nudi veću pogodnost od metode primitka/povrata. Još jedna prednost kreditnih kartica u odnosu na metodu primitka/nadoknade je da zaposlenici s malo dostupnog osobnog novca ili kredita neće biti stavljeni u neugodnu situaciju u kojoj ne mogu pokriti legitimne poslovne troškove.