Obično poznat jednostavno kao kreditno pismo ili kreditno pismo, kreditni memorandum je dokument koji stvara prodavatelj kao sredstvo za praćenje svih kredita koji su odobreni kupcu ili kupcu. Komercijalna poduzeća često koriste dopis kao sredstvo za prilagodbu salda na računu ili općenito na računu kupca. Banke također često koriste kreditni memorandum kako bi dokumentirale prilagodbe stanja na računu deponenta do kojih je došlo zbog faktora koji nije klijent koji je položio depozit.
U svim svojim primjenama kreditni memorandum služi kao sredstvo za praćenje promjena na korisničkom računu, obično u obliku prilagodbi računa. Korekcije se obično odnose na promjenu iznosa duga na računu jer kupac nije primio naručeno ili je artikl bio nezadovoljavajući. Umjesto uklanjanja starog računa iz potraživanja, računovodstvo koristi kreditni memorandum za usklađivanje dospjelog stanja na starom računu, čime se usklađuje dospjelo stanje na računu kupca.
Kreditni memorandum može se koristiti za usklađivanje dugova za bilo koju vrstu robe ili usluga. Na primjer, ako klijent ureda za telekonferencije ima ozbiljnih problema s isporukom usluge u konferencijskom pozivu, a pružatelj telekonferencije može utvrditi da problem nije nastao zbog čimbenika na strani korisnika, postoji velika šansa da će klijent dobiti postotak popusta na iznos naplaćen za poziv ili eventualno dobiti puni kredit za konferenciju. Ovisno o praksi pružatelja konferencijskog poziva, klijent može primiti račun s priloženom kopijom kreditnog memoranduma ili fakturu s stavkom u kojoj se navodi izdavanje kreditne obavijesti i dospjelo usklađeno stanje. Ako je konferencija uplaćena u cijelosti, klijent možda uopće ne dobije račun ili dobropis, kao da se konferencija nikada nije ni održala.
Kreditni memorandum izvrstan je računovodstveni alat koji olakšava stvaranje i održavanje povijesti događaja koji su doveli do izdavanja kredita. Većina oblika memoranduma uključivat će vitalne informacije kao što su datum, vrijeme, ime klijenta, razlog za prilagodbu kredita i stanje na računu nakon primjene prilagodbe. Ovisno o politici i postupcima prodavatelja, mogu se uključiti i dodatni podaci.