Također poznat kao kreditni memorandum ili kreditno pismo, kreditno pismo je dokument koji izdaje dobavljač ili dobavljač kupcu. Dokument se obično koristi za pružanje neke vrste popusta na cijene koje se obično odnose na kupca, bilo odobravanjem gotovinskog rabata tom klijentu ili oduzimanjem diskontiranog iznosa od salda dospjelih za transakcije koje još nisu fakturirane klijentu. Popust može biti u obliku postotka od tih troškova ili stvarnog iznosa u dolarima, ovisno o politici i postupcima subjekta koji izdaje kreditno odobrenje.
Knjižnica se ponekad koristi kao interni dokument za obradu popusta dodijeljenih klijentu u sklopu promotivne kampanje. Na primjer, dobavljač može produžiti pokretanje promocije koja određenim klijentima osigurava popust od 5% na sljedeće tri poslane narudžbe. Kako se te narudžbe postavljaju, za svaku od tih narudžbi generira se kreditno pismo, koje odražava standardnu cijenu primijenjenu na naručene artikle. Ukupni iznos duga za narudžbu tada se smanjuje za 5%, pri čemu se na fakturi narudžbe pojavljuju i izvorni i prilagođeni zbroji. Obično je razlog kredita također dokumentiran i na napomeni i na fakturi. Ovaj pristup omogućuje kupcu da vidi koliko je zapravo ušteđeno na toj određenoj narudžbi.
Postoje situacije u kojima se kreditno pismo koristi za kompenzaciju klijentima za neku vrstu neugodnosti nastalih tijekom korištenja usluga određene tvrtke. Na primjer, tvrtka za telekonferencije može odlučiti izdati odobrenje na fakturi za određeni konferencijski poziv kada je kvaliteta te telekonferencije narušena čimbenicima koji su proizašli iz tvrtke koja pruža uslugu. U ovom scenariju, davatelj usluge konferencije izdat će kreditnu bilješku ili dopis koji efektivno otpisuje dio ili čak sve troškove povezane s pozivom. Faktura za poziv je još uvijek ispisana, ali odražava izvorne troškove i iznos kredita, zajedno s prilagođenim saldom. Ovdje je cilj pokušati popraviti štetu koju je napravila lošija usluga koju je primio klijent, motivirajući kupca da davatelju telekonferencija još jednom pokuša.
Korištenje kreditnog zapisa također je važno za interni računovodstveni proces. Dokumentiranjem svih popusta koji se izdaju za bilo koju svrhu, tvrtke mogu utvrditi koliko je prihoda izgubljeno u svakom razdoblju kao rezultat tih kredita. To može biti posebno važno jer tvrtke mogu pratiti ne samo ukupne iznose nego i razloge za kredite. Ako analiza aktivnosti kreditnog zapisa za određeno razdoblje pokaže da je ponavljajuća greška u servisu zaslužna za značajan iznos izdanih kredita, mogu se poduzeti koraci da se stvar ispravi, čime se u konačnici uštedi znatna količina novca za poslovanje.