Lean upravljanje projektima nastoji usredotočiti upravljanje projektima na rezanje nebitnih elemenata. Cilj je smanjiti troškove, ukloniti uska grla i poboljšati ukupnu produktivnost. Kao nusproizvod, samo upravljanje često je pojednostavljeno.
Projekti racionalizacije nastali su u Japanu tijekom 1980-ih. John Krafcik skovao je pojam “lean production” 1988. kako bi pokazao mjere poduzete za poboljšanje produktivnosti. U 1990-ima, mislioci poput Laurija Koskele to su zatim primijenili na građevinsku industriju. Ideja je od tada prožimala sve vrste upravljanja projektima.
Tradicionalno upravljanje projektima podijeljeno je u nekoliko faza, uključujući pokretanje, planiranje, istraživanje i razvoj te proizvodnju. Osim toga, postoji kontrolni sustav za praćenje svake faze. Takvi projekti obično drže različite odjele ili timove odvojenima jedan od drugog. Također su skloni odstupanju od fazne strukture i pogrešnoj komunikaciji.
Lean projektni menadžment, s druge strane, nastoji ispraviti uobičajene pogreške u tradicionalnom upravljanju projektima. Uobičajena zabluda među projektnim menadžerima je da lean menadžment dovodi do napuštanja ovih faza. Lean menadžment se zapravo više drži tih faza. To prisiljava projektni tim da kreira jače planove bez odstupanja.
Kako bi se strože pridržavale ciklusa, shvatile su neke tvrtke, trebaju poticati suradnju između timova. Ovo je postalo ključna komponenta lean projektnog upravljanja. Prvo, svi dionici projekta sudjeluju u fazi pokretanja projekta. To znači da su svi na istoj strani kada počne sljedeća faza.
Zatim dizajneri i proizvođači rade zajedno na istraživanju i razvoju, kao i proizvodnji. Sudjelujući u proizvodnji, dizajneri će vjerojatnije izraditi praktične dizajne. Time se skraćuje vrijeme potrebno za redizajn. Također smanjuje komunikacijske petlje između menadžmenta, dizajnera i proizvodnog tima, jer su svi fizički u istom prostoru.
Ključna komponenta svake racionalizacije u poslovanju je smanjenje troškova, a ni lean menadžment se ne razlikuje. Većina voditelja projekata nastoji utvrditi materijale potrebne za projekt što je prije moguće. Međutim, većina projekata podložna je promjenama dizajna i materijala. Ranom kupnjom projektni tim zapravo previše troši na materijale i stvara mnogo otpada.
Za usporedbu, lean projekt menadžment ima za cilj zaključati materijalne narudžbe u zadnjem razumnom trenutku. To znači da se odjelu za istraživanje i razvoj da što je više moguće vremena da finalizira dizajn, ali izbjegava stvaranje velikog jaza između razvoja i proizvodnje. Na taj način se kupuju samo potrebni materijali. Također je vjerojatnije da će se kupiti u ispravnim količinama.
Kontrolni element upravljanja projektima također je sastavni dio lean projektnog upravljanja. Nadzor na licu mjesta smanjuje komunikacijske petlje i povećava produktivnost. Voditelji projekta mogu potaknuti cikluse planiraj-učini-provjeri-prilagodi (PDCA) na svim elementima projekta kako bi učili iz pogrešaka. To također pomaže da projekt bude fokusiran i pomaže u izbjegavanju odstupanja od temeljnog cilja.