Jedna od bankarskih usluga koje bi tvrtke svih veličina mogle smatrati korisnim je usluga pretinca. U suštini, pretinac je jednostavno poštanski pretinac koji vaša banka uspostavlja za vaše poslovanje i koji će banka kontrolirati. Izdaje vam se doznaka na adresu koja će vašim klijentima omogućiti slanje plaćanja za sve fakture koje je izdala vaša organizacija izravno u pretinac. Zauzvrat, vaša će banka otvoriti svu korespondenciju, položiti čekove na vaše račune i omogućiti vam elektronički pristup koji vam omogućuje da vidite dnevne aktivnosti. Ukratko, vaša banka postaje sredstvo kojim naplaćujete potraživanja i polažete ih na svoj operativni, platni ili drugi određeni poslovni račun.
Postoji nekoliko prednosti osiguravanja pretinca za vaše poslovanje. Jedna od najvažnijih je sigurnost. Općenito, pretinci su zaštićeni iznad i izvan uobičajenih sigurnosnih mjera povezanih s posjedovanjem poštanskog pretinca. Kada uplata stigne u vaš pretinac, šanse da padne u pogrešne ruke su gotovo nule. To i vama i vašoj bazi kupaca može pružiti osjećaj udobnosti.
Drugo, postupak zaključavanja može vam znatno olakšati knjiženje uplata u vaš računovodstveni sustav. Mnoge banke mogu pružiti pojedinosti o položenim uplatama koje uključuju slike čekova i sve druge dokumente koji dolaze s čekom. Često se dnevna serija računa može preuzeti kao PDF i koristiti za ručni unos u vaš sustav. Ova metoda štedi vaš računovodstveni tim od otvaranja pošte i razvrstavanja čekova prije unosa podataka. Također, eliminira potrebu za pripremanjem bankovnog depozita.
Međutim, možda ćete moći uštedjeti još više vremena, ovisno o vrsti računovodstvenog softvera koji koristite. Mnoge banke mogu dati razgraničeno izvješće koje se može uvesti izravno u neke računovodstvene softverske sustave. Ako imate dovoljno sreće da imate kompatibilan softver, zadatak knjiženja uplata može potrajati nekoliko trenutaka, čak i ako popis uplata seže na stotine.
Treća prednost sustava lockbox je ta što imate pričuvnu povijest svojih potraživanja. Ako se nešto bitno dogodi s vašim softverskim računovodstvenim sustavom i izgubite dio ili sve podatke, povijesna izvješća o aktivnosti pretinca mogu vam pomoći započeti proces obnove. To znači da možete brzo ažurirati svoje korisničke račune, kao i početi rekonstruirati svoje izvješćivanje o prihodima i rashodima iz mjeseca u mjesec.
Iako kutija za zaključavanje ne obavlja nikakvu funkciju koju vaš računovodstveni tim ne bi mogao učiniti za vas, prednosti ušteđenog vremena, rezervnog izvora informacija i poboljšane sigurnosti čine sustav pretinca vrlo atraktivnom opcijom. Provjerite sa svojom bankom još danas i pogledajte što imaju za ponuditi u smislu programa za zaključavanje.