U većini organizacija, voditelj nabave je primarna osoba odgovorna za kupnju materijala, dijelova, zaliha, proizvoda i usluga potrebnih za proizvodnju određenog proizvoda ili prodaju artikla koji proizvodi matična tvrtka ili podružnica. On ili ona trebaju biti organizirani, orijentirani na detalje, imati razumijevanje osnovnih računovodstvenih praksi i upravljanja zalihama.
Voditelj nabave mora zadržati dobre odnose s dobavljačima, blisko surađivati s odjelima za računovodstvo, kreditiranje i otpremu i primanje kako bi osigurao da tijek od kupnje do zaliha teče bez problema. Te se odgovornosti moraju pridržavati s najvećom ozbiljnošću jer pogreške u ovom području mogu utjecati na cjelokupnu financijsku ravnotežu poduzeća.
Dobar menadžer nabave prvo mora uspostaviti koristan radni odnos sa svojim dobavljačima. Pregovaranje o najboljoj strukturi cijena, jamstvo prihvatljive dostupnosti i pouzdano vrijeme dostave osiguravaju održavanje zaliha i stabilnu produktivnost. Nepouzdan dobavljač može uzrokovati kašnjenje u proizvodnji, izgubljenu prodaju, pa čak i financijsku nestabilnost ako mu dopusti nastavak odnosa bez strogih smjernica koje menadžer postavlja. Komunikacija i organizacija rade ruku pod ruku kako bi pomogli agentu za nabavu da uspostavi prognozu zaliha i zadrži narudžbu na razumnoj razini.
Računovodstveni odjel, koji uključuje potraživanja, obveze i kredite, također mora blisko surađivati s voditeljem nabave kako bi utvrdio koliko se novca dodjeljuje za zalihe i povremene kupnje, koliko se brzo plaćaju računi i koliko su točni računi kada su primljeni . U ovom području, kupac mora biti izvrstan zapisničar i imati razumijevanje o tome kako funkcionira sustav računovodstva. Točan protok između ovih skupina važan je zadatak s kojim se mora pažljivo postupati, budući da je novac najjača karika u poslovnom lancu.
Konačno, poznavanje inventara tvrtke i svakodnevnog funkcioniranja odjela za otpremu i primanje dokazat će da ćete uspješno dovršiti vaše temelje. Kada tvrtka ima detaljno orijentiran i organiziran odjel za otpremu, voditelj nabave može biti siguran da će naručeni artikli stići na dok, biti pregledani i premješteni u zalihe s ograničenim problemima. Imati tim sličnih pojedinaca djelovat će kao jamstvo kvalitete za sve što uđe u vaš inventar. Voditelj nabave nosi mnogo šešira unutar tvrtke, ali ako je usredotočen, može postići konačni cilj svake tvrtke – biti produktivan i visoko profitabilan.