Metodologija mekih sustava je proces koji se koristi za rad u situacijama koje nemaju definiranu proceduru. Te su situacije često teške ili složene i imaju korake pod jakim utjecajem stvari kao što su mišljenje, kultura, poznavanje situacije ili okoline. Ova metodologija postavlja skup pravila koja se koriste za definiranje procesa i početak rada prema ciljevima. U većini slučajeva ove se metode oslanjaju na ljudske sustave za definiranje problema i pronalaženje rješenja, a ne na matematičke ili znanstvene sustave.
Suprotno onome što mnogi vjeruju, soft u “metodologiji mekih sustava” odnosi se na metode koje se koriste za određivanje plana, a ne na uključene sustave. Meki problem je onaj koji se sastoji od nedefiniranih aspekata, poput psihologije ili kulturnog identiteta, dok se teži problem koristi definiravim brojevima i ponovljivim eksperimentiranjem. U istom smislu, meki pristup koristi meke sustave dok tvrdi pristup koristi tvrde sustave. Čak i ako problem koristi tvrde sustave, metodologija mekih sustava može se koristiti kao pristup rješavanju problema.
Najosnovniji dio metodologije mekih sustava je percepcija. Način na koji promatrači gledaju na problem definira osnovni način na koji mu pristupaju. Ako su dvije osobe postavljene da rade na projektu, njihovo će gledište definirati projekt dok rade na njemu. To znači da dvoje ljudi koji gledaju na problem s različitih stajališta možda neće moći nešto dovršiti zbog nedostatka zajedničkog osnova.
Na primjer, ako bi se tvornica zapalila, a promatrači su bili ekolog, direktor tvrtke i vatrogasac, tri osobe bi imale radikalno različite poglede na akciju. Ekolozi bi prvo sagledali ekološki utjecaj požara kroz dim, zapaljene kemikalije i potencijalno opasne vode. Poslovni čovjek bi o tome razmišljao u smislu izgubljene proizvodnje i troškova zamjene hardvera. Na kraju, vatrogasac bi pronašao najbrži i najučinkovitiji način da zaustavi širenje požara i potom ga ugasi. Različita gledišta dovode do problema u pronalaženju zajedničkog jezika i stoga do zastoja projekta.
Koristeći metodologiju mekih sustava, rješavači problema mogu pokušati stvoriti zajedničko stajalište za sve uključene. Prvi korak je pronaći nešto oko čega se svi slažu i koristiti to kao osnovu. Na primjer, u gornjem primjeru, svi žele ugasiti požar. Odatle ljudi mogu definirati korake potrebne za prelazak od zajedničkog temelja do konačnog cilja. To će svakoj strani omogućiti da izrazi svoje odobravanje ili probleme s planiranim koracima kako se pojave.