Migracija podataka znači ono što zvuči kao da znači – nekako. Podaci nisu ti koji se pomiču s mjesta na mjesto, osim ako ne mislite da su mjesta virtualna. To je zapravo prijevod podataka iz jednog formata u drugi format ili s jednog uređaja za pohranu na drugi uređaj za pohranu. To također nužno zahtijeva nekoga ili nešto za prevođenje. Podaci se ne dižu i sami odlaze u drugi format.
Migracija podataka neophodna je kada tvrtka nadogradi svoju bazu podataka ili softver sustava, bilo s jedne verzije na drugu ili s jednog programa na potpuno drugačiji program. Softver se može posebno napisati, koristeći cijele programe ili samo skripte, kako bi se olakšala migracija. Takve nadogradnje ili promjene programa mogu se dogoditi kao rezultat redovite prakse tvrtke ili kao rezultat direktiva koje su propisane nakon preuzimanja tvrtke.
Druga upotreba migracije podataka je pohranjivanje malo korištenih podataka na magnetsku vrpcu ili druge metode sigurnosne pohrane. Ovi podaci se možda trebaju pohraniti u povijesne svrhe ili za periodični pristup. Pojedinačni korisnici računala to rade cijelo vrijeme kada sigurnosno kopiraju svoje podatke na CD-ove, DVD-ove ili vanjske tvrde diskove. Velike i male tvrtke to rade, naravno, kako bi zaštitile i arhivirale svoje podatke. Migrirani podaci obično se premještaju izvan mreže, ali ostaju dostupni putem mrežnog pristupa, ostavljajući online okruženje slobodnim za obavljanje tekućeg poslovanja.
Migracija podataka obično ima četiri faze: analizu izvornih podataka, ekstrakciju i transformaciju podataka, provjeru valjanosti i popravak podataka te korištenje podataka u novom programu. Tijekom svake faze, softver za migraciju radi svoju elektroničku magiju, izvodeći potrebne makinacije prije nego što premjesti podatke kroz proces. Možda je najosjetljivija faza validacija i popravak. U ovoj fazi, podaci se procjenjuju za potencijalne probleme, koji se označavaju i identificiraju korisniku. Nerješivi problemi mogu se identificirati u ovoj fazi, zajedno s neprevodivim podacima, tako da se mogu ostaviti po strani i ne zagušiti cijeli rad migracije podataka.