Netko tko se bavi nabavom materijala odgovoran je za kupnju nove robe ili materijala potrebnog za izradu te robe. To može uključivati mnoge vrste stvari, uključujući prehrambene artikle, softver, nastavni plan i program i odjevne predmete. Svaka poslovna organizacija koja koristi, stvara ili prodaje proizvode općenito će imati odjel za nabavu materijala.
Često će za ovaj odjel biti zadužen voditelj nabave materijala, iako će možda biti potrebno nekoliko različitih ljudi. Ova će se osoba susresti s potencijalnim dobavljačima robe i uzeti u obzir bilo koji broj stvari prilikom donošenja odluke o kupnji. Roba koju tvrtka kupuje i zatim preproda potrošačima može napraviti razliku između uspjeha ili neuspjeha na tržištu.
Kada razmišljaju o novom proizvodu, osoblje za nabavu materijala u svojim će umovima odmjeriti nekoliko stvari. Prvo i najvažnije je korištenje artikla i potreba koju ova funkcija zadovoljava potrošačima. Ako već postoje slični proizvodi koji se prodaju na tržištu, oni će također usporediti potencijalnu robu s njima kako bi stekli predodžbu o tome kako se ti artikli dobro prodaju.
Drugi važan čimbenik u postupku nabave materijala je pregovaranje o cijeni. Osobito se trgovci na malo često cjenkaju kako bi dobili robu po najnižoj cijeni kako bi potom mogli podići cijene i preprodati robu potrošačima. Upravitelj ili kupac odjela nabave može biti odgovoran za raspravu o pitanjima cijena s prodavačima.
Postoje i tvrtke čiji je glavni cilj kupnja novih roba i usluga za druge tvrtke. Ovo je također oblik nabave materijala. Ti ljudi saznaju potrebe tvrtke, pronalaze proizvode koji im odgovaraju i pomažu u pregovaranju o cijenama između prodavača i kupca. Naknada se tada naplaćuje osobi koja zapošljava.
Biološki ili organski materijali također mogu biti dio ovog procesa. Metali, drvo i drugi prirodni predmeti koriste se kao građevinski materijali za široku paletu proizvoda na tržištu. Nabava materijala uključuje pronalaženje, prikupljanje i isporuku te robe proizvođačima ili graditeljima koji će ih koristiti za izradu prodajne robe.
U nekim slučajevima nabava materijala ne uključuje pregovore o cijeni. Na primjer, vladine agencije će navesti potrebu i razne tvrtke će dati ponude za dobivanje računa. Posao dobiva tvrtka koja ponudi najnižu cijenu, a pritom ispunjava sve kvote i vremenska ograničenja. Ovaj proces često uključuje kupnju velikih količina artikala, kao što su medicinske potrepštine.