Nabava ponuda je sustav u kojem tvrtke koje traže proizvod ili uslugu dopuštaju drugim tvrtkama ili pojedincima da dostave konkurentske ponude kako bi osvojile pravo na pružanje traženog proizvoda ili usluge. Proces je također poznat kao “poziv za ponude”, jer tvrtka kojoj je potreban proizvod ili usluga poziva pružatelje da dostave svoju najbolju ponudu. Nabavu često vodi agent za nabavu za tvrtku koja traži proizvod ili uslugu. Ova osoba ima ovlasti dodijeliti ugovore dobavljačima pobjedničke ponude.
Većina tvrtki koje se oslanjaju na proizvode ili usluge trećih strana imaju odjel za nabavu. Te tvrtke uključuju one kojima su potrebne sirovine za proizvodnju svojih gotovih proizvoda, kao što su proizvodne tvrtke, sastavljači računala ili preprodavači, između ostalih. Tvrtka koja traži ponude također će opisati zahtjeve svake ponude u dokumentu koji se zove zahtjev za ponudu (RFP). Zahtjev za podnošenje prijedloga navodi proceduru koju ponuditelji moraju slijediti za podnošenje ponuda. To općenito uključuje cijenu koju će dobavljač isporučiti proizvod ili uslugu i vrijeme u kojem će biti isporučeni.
Državne ustanove obično koriste sustav nabave za dobivanje nekoliko poštenih ponuda za bilo koji proizvod ili uslugu koja im je potrebna. Ovo je kako bi se osiguralo da ne dođe do nepravilnosti u dodjeli bilo kojeg danog ugovora. Na primjer, Uprava za opće usluge Sjedinjenih Država (GSA) ima nekoliko odjela koji vode sustav nabave ponuda. GSA ima web stranicu na kojoj su navedene sve mogućnosti za kontakt i njihove povezane upute za licitiranje.
Većina sustava nabave ponuda zahtijeva da pobjednik bude najniža cijena. Neki se sustavi, međutim, oslanjaju na kombinaciju varijabli, kao što su vrijeme isporuke, vjerojatnost neispunjavanja obveza dobavljača i kredit dobavljača. Da bi podnio ponudu, potencijalni dobavljač treba se samo registrirati kod tvrtke koja traži ponudu i pripremiti svoju ponudu u skladu s posebnim pravilima i smjernicama ugovora.
Voditelj nabave obavještava pobjednika ponude i službeno mu dodjeljuje ugovor. Dobavljaču je dodijeljeno određeno vrijeme za isporuku svog proizvoda ili usluge. Ako se proizvod ili usluga ne mogu isporučiti na vrijeme, kontakt se može proglasiti nevažećim, a postupak nabave ponude započeti iznova. Dobavljač koji nije mogao isporučiti na vrijeme obično je diskvalificiran od podnošenja daljnjih ponuda na istom ugovoru.