Negativan inventar obično je rezultat razlike između stvarnog inventara pri ruci i virtualnog inventara kako ga prati i izračunava računalni sustav. To se obično događa kada je napravljena pogreška ili se sustavi ne ažuriraju ispravno, i ukazuje na to da su proizvodi prodani ili preneseni, što nije trebalo biti. Problemi s zalihama također mogu nastati kada se proizvodi izgube, zatim se zalihe prilagode kako bi se uklonili izgubljeni proizvodi, a zatim se pronađu bez ponovnog prilagođavanja zaliha.
Pojam se u početku može činiti kontradiktornim, jer podrazumijeva da poduzeće može imati manje od nule proizvoda, ali je razumna posljedica upravljanja zalihama. To u osnovi znači da je tvrtka prodala proizvode koji zapravo nisu tamo ili da je prodala proizvode koji nisu bili dio evidencije zaliha. To se može dogoditi zbog pogrešne komunikacije između sustava. Ako je proizvodna tvrtka prodala artikal prije nego što je napravljen, tada je moguće da bi sustav zaliha mogao pokazati negativnu zalihu dok se proizvod ne izradi i broj ne ispravi.
Negativna zaliha također može nastati kao rezultat nepravilnog brojanja zaliha ili oduzimanja proizvoda s pogrešne lokacije u tvrtki. Ako priručni broj na računalu pokazuje da bi trgovina trebala imati 12 određenog artikla, ali zaposlenik nije u mogućnosti pronaći tih 12 artikala, onda bi se oni mogli oduzeti od zaliha trgovine. Obično se pretpostavlja da je to uzrokovano nekim oblikom skupljanja, a može biti povezano s lošom praksom primanja ili krađom. Ako se svih 12 artikala nađe i stavi na policu za prodaju, a da se inventar trgovine ne prilagodi, tada njihova prodaja može stvoriti negativan zalih za tu trgovinu.
Iako negativna zaliha nije nužno pogubna za tvrtku, može dovesti do lošeg vođenja evidencije i otežati kontrolu zaliha. Trgovina u gornjem primjeru izgubila je dobit zbog nedostatka artikla na polici i može završiti s previše proizvoda jer se novi artikli šalju u trgovinu i pronađu stavke koje nedostaju. Situacija se također može dogoditi ako tvrtka nepropisno prati istu stavku na više lokacija. Ako postoji, na primjer, 50 artikla na lokaciji A i 100 artikla na lokaciji B, tada bi 100 prodaja na lokaciji B pogrešno dokumentirano da dolazi s lokacije A stvorilo negativan inventar na lokaciji A.