Obavijesti o gubitku službene su obavijesti osiguranika osiguravatelju da se dogodila neka vrsta štete. Mnogi osiguravatelji imaju poseban dokument koji se mora upotrijebiti kako bi se prijavila obavijest o gubitku, dok drugi jednostavno daju osnovne smjernice u vezi s podacima koji moraju biti uključeni u obavijest. Iako je obrazac za obavijest o gubitku nekoć morao biti dostavljen u pisanom obliku, mnogi davatelji sada prihvaćaju alternativne oblike dostave.
Glavna funkcija obavijesti o gubitku je upozoriti osiguravajuće društvo na uništenje nečega što je pokriveno uvjetima police osiguranja. U nekim slučajevima, ova će obavijest prethoditi podnošenju službenog zahtjeva. Međutim, mnogi će pružatelji usluga poslati zastupnika ili posrednika kako bi procijenili iznos štete na osiguranoj stvari spomenutoj u obavijesti o gubitku i utvrdili treba li podnijeti zahtjev. Ako se usklađivač složi s izjavama u obavijesti o gubitku, on ili ona može pomoći osiguraniku u podnošenju zahtjeva na licu mjesta.
U situacijama kada je potrebno koristiti obrasce za obavijest o gubitku koje je odobrio pružatelj, osiguranik može kontaktirati agenta i zatražiti kopije obrasca. To je često slučaj kada pružatelj osigurava različite vrste osiguranja i koristi poseban format za svaku vrstu police koja se nudi potrošačima. Na primjer, uništavanje kuće može zahtijevati obrazac obavijesti o oštećenju imovine, dok bi šteta na nakitu zahtijevala obrazac obavijesti o gubitku koji je strukturiran posebno za osigurane osobne stvari.
Pojedinosti o tome kako pravilno obavijestiti osiguravatelja u slučaju neke vrste gubitka obično se nalaze u uvjetima i odredbama same police. Ovdje će osiguranik pronaći informacije o tome koliko brzo se gubitak mora prijaviti, koji je format potreban i koji prateći detalji moraju biti uključeni. Slijeđenje uvjeta sadržanih u politici pomaže da se osigura prihvaćanje prve obavijesti o gubitku i da se obrada naknadnog zahtjeva ne uspore.
Dok je većina osiguravajućih društava nekoć zahtijevala da se obavijest o gubitku podnese podnošenjem papirnatog dokumenta agentu ili putem pošte, mnogi pružatelji usluga danas prihvaćaju alternative. Neki će smatrati dovoljnom usmenu obavijest u obliku telefonskog razgovora između osiguranika i osiguravatelja. Drugi će prihvatiti obavijest putem e-pošte, pri čemu će se obavijest pojaviti u tijelu e-pošte ili kao privitak. Kao i kod bilo koje vrste obavijesti o gubitku, ove alternativne opcije moraju biti usmjerene na odgovarajući odjel ili kontakt kako bi se smatrale ispravno proslijeđenim.