Obračun plaća je proces koji se događa u svim poduzećima i fokusira se na financijsko upravljanje podacima o plaćama tvrtke. Računovođe će bilježiti informacije koje se odnose na plaće zaposlenika, bonuse i provizije; računovođe će također evidentirati i prijaviti poreze vezane uz ove podatke u glavnoj knjizi. Službenici i menadžeri za obračun plaća odgovorni su za pružanje ovih informacija računovodstvu, zajedno s održavanjem papirologije potrebne za ispunjavanje zakonskih zahtjeva za prikazivanje točne radne evidencije. Računovodstvo obračuna plaća često je odvojeno od redovnog računovodstva jer su informacije vrlo osjetljive i ne mogu ih vidjeti više zaposlenika.
Tvrtke će često imati ured za obračun plaća koji prati sve zakonske zahtjeve za zapošljavanje zaposlenika. Informacije koje se odnose na provjere prošlosti, testove na droge, ugovore o radu, ugovore o beneficijama, olakšice na plaću i druge informacije često potpadaju pod posebne zakone o ljudskim resursima. Neodržavanje točne evidencije o zapošljavanju može rezultirati visokim kaznama ili drugim kaznama za nepoštivanje zakona i propisa. Neke tvrtke mogu koristiti računovođe za reviziju procesa obračuna plaća u uredu za ljudske resurse. Ova revizija osigurava da u tvrtki nema kršenja važećeg zakona o ljudskim resursima.
Unosi za bilježenje podataka o plaćama prilično su jednostavni. U današnjem tehnološkom okruženju, mnogi se unosi događaju u stvarnom vremenu pomoću unaprijed programiranih direktiva u računovodstvenom softverskom paketu tvrtke. Računovođe u odjelu za obračun plaća tada će pregledati unose kako bi se uvjerili da nije došlo do pogrešaka tijekom automatske obrade. Osnovni unos će teretiti trošak plaća za plaće i plaće svakog zaposlenika i kreditirati platne liste. Poduzeće može imati zasebne račune koji definiraju određene skupine plaća. Nakon plaćanja, sustav će teretiti isplatu plaće i kreditirati gotovinu. Ovi unosi – u smislu zaduženja i kredita – također su isti za račune poreza na plaće.
Računovodstvo plaća često zahtijeva od tvrtki da plaćaju poreze na plaće prema rasporedu odgovarajućoj vladinoj agenciji. Računovođe će morati ispuniti odgovarajuće obrasce i izrezati ček agenciji za te poreze, često na tromjesečnoj osnovi. Veće vladine agencije mogu imati online depozitni sustav za prijenos tog novca putem interneta prema potrebi. Računovođe će morati uskladiti te račune kako bi osigurali da će sav novac knjižen na račun otići odgovarajućoj agenciji. Viseća debitna ili kreditna stanja ukazuju na interni problem sa sustavom obračuna plaća. Računovođe će tada morati prilagoditi brojke ili postotke za zadržavanje kako bi ispravili ovaj problem.