Konkretno korištena, obrada podataka može se odnositi na diskretni korak u ciklusu obrade informacija u kojem se podaci prikupljaju, unose, provjeravaju, obrađuju, pohranjuju i izlaze, bilo kao odgovor na upite ili u obliku rutinskih izvješća; obrada je korak koji organizira informacije kako bi se formirao željeni rezultat. U općenitijem smislu, obrada podataka može se odnositi i na čin snimanja ili na drugi način rukovanja jednim ili više skupova podataka, a često se izvodi uz korištenje računala. Riječ podaci obično se koristi za označavanje “informacija” i često sugerira velike količine informacija u standardiziranom formatu. Podaci se mogu sastojati od slova, brojeva, jednadžbi, datuma, slika i drugog materijala, ali obično ne uključuju cijele riječi.
Obrada podataka i informacija
Jedna od ključnih točaka pojma obrada podataka jest da ga neki koriste kao sinonim za pojam obrada informacija, dok drugi prave razliku između njih. U većini slučajeva, međutim, riječ data koristi se za označavanje izvornog oblika izlaza, dok je informacija namijenjena definiranju podataka koji su organizirani ili na neki način izmijenjeni. Zavod za statistiku rada (BLS) u svojoj publikaciji Occupational Outlook Handbook, izdanje 2010.–2011., ima unos za “Radnici za unos podataka i obradu informacija”. Ovdje se pravi razlika između “podataka”, koji su sirovi materijal, i “informacija”, koje su podvrgnute određenoj obradi: njih dvoje se tretiraju kao različite, s podacima koji prethode informacijama.
Računalni podaci
U računalstvu se obrada podataka može koristiti za upućivanje na korištenje softverske aplikacije za organiziranje neke vrste ulaznih podataka kako bi se stvorio željeni izlaz. Rezultat može biti bilo što, od multimedijske datoteke do slike ili tekstualne datoteke. Obično se unošenje riječi onako kako ih netko misli ne smatra unosom podataka, tako da se pisanje priče pomoću procesora teksta ne bi kvalificiralo kao pravi oblik obrade podataka; međutim, unos primitaka i izdataka za mjesec u program za proračunske tablice i ispis izvješća bi.
Programi dizajnirani za obradu podataka su brojni, a njihove mogućnosti variraju od osnovnih do vrlo detaljnih. Jedan primjer programa koji može jednostavno obraditi podatke je Microsoft Excel®, koji je u biti proračunska tablica koja se može koristiti za organiziranje podataka, posebno matematičkih jednadžbi. Program se može koristiti za vrlo osnovnu obradu ili, ako je korisnik upoznat s programom, može se koristiti i za dublje rezultate. Druge vrste programa za obradu uključuju programe koji se koriste za organiziranje računovodstvenih podataka za određivanje gubitaka ili dobitaka, seizmičke podatke koji se koriste za predviđanje potresa i poslovne statistike koje pomažu poduzećima da rade učinkovitije, da spomenemo samo neke.