Obrada računa je niz postupaka za rukovanje fakturama kako bi se osiguralo da su plaćene na vrijeme. Pojedinačna poduzeća obično imaju vlastite sustave obrade, koji uključuju članove računovodstvenog osoblja, kao i nadzornike i drugo osoblje. Dostupan je softver za pomoć pri obradi faktura kako bi se pojednostavio proces, olakšalo lociranje zapisa i omogućio brz pristup trenutnim nepodmirenim fakturama.
Proces počinje isporukom računa faksom, e-poštom, poštom ili drugim sustavom. Član računovodstvenog osoblja mora otvoriti i pregledati fakturu kako bi odlučio kako dalje. Može imati broj narudžbenice, što ukazuje da ga osoba zadužena za tu narudžbu mora potvrditi. To može uključivati provjeru fakture u odnosu na stvarne primljene artikle i provjeru da je osoba uopće odobrila kupnju. Ako broj narudžbenice nije prisutan, računovođa mora pregledati dokument kako bi utvrdio o kojoj vrsti proizvoda ili usluge se raspravlja.
U sustavima za elektroničku obradu faktura ljudi mogu bilježiti podatke o fakturi, uključujući izvornog dobavljača, detalje, datum dospijeća i tako dalje, stvarajući unos u bazu podataka koji se može pratiti. Računovodstveni nadzornici mogu zatražiti popise faktura na čekanju sortirane po datumu dospijeća i drugim parametrima. Nakon što računovođa odobri plaćanje, sredstva se mogu slati čekom, elektroničkim prijenosom sredstava i drugim metodama, koristeći podatke o dobavljaču u evidenciji. Ako je dobavljač nov, računovodstvo će možda morati uspostaviti kontakt radi prikupljanja informacija ako podaci o naplati nisu potpuni.
Tvrtke bilježe svoja plaćanja putem čeka ili broja potvrde, ovisno o načinu na koji predaju sredstva, kako bi stvorile zapis koji pokazuje kada i kako su izvršile uplatu. Nakon što je novac poslan, računovodstvo može zabilježiti da je račun plaćen i premjestiti ga iz stupca dugovanja u svojim knjigama. Ako dođe do spora oko plaćanja, ovi zapisi dostupni su za pregled kako bi se otkrilo gdje je plaćanje zalutalo i kako riješiti problem.
Broj koraka uključenih u obradu računa može varirati, ovisno o tvrtki i sustavima koje koristi. Failsafi su ugrađeni kako bi se izbjegli problemi kao što su dvostruka plaćanja, plaćanje neovlaštenih kupnji ili neplaćanje računa unutar dodijeljenih rokova. U malom poduzeću jedna osoba može biti zadužena za ta plaćanja, dok veće tvrtke mogu imati cijeli odjel za obveze prema dobavljačima odgovoran za obradu svih faktura, za svakog dobavljača, od pružatelja komunalnih usluga do podizvođača koje tvrtka koristi na određenim projektima.