Kada zaposlenik napusti tvrtku, obrazac za izlazni intervju može pomoći toj tvrtki da utvrdi razloge odlaska i da li bi ti razlozi mogli utjecati na sadašnje ili potencijalne zaposlenike u budućnosti. Obrazac za izlazni intervju je ili upitnik koji ispunjava zaposlenik koji odlazi ili kontrolni popis pitanja za intervju koja će ispitanik postaviti zaposleniku. U oba slučaja, obrazac za izlazni intervju vrijedan je alat za poslodavce.
Svrha obrasca za izlazni intervju je utvrditi sve čimbenike koji su doveli do odluke zaposlenika da napusti tvrtku. To uključuje razloge za alternativno traženje posla, dostupnost obuke ili napredovanja, koliko se zaposlenik dobro slagao s nadređenima i suradnicima, smatra li zaposlenik odgovarajućom kompenzacijom i razinu uživanja u poslu, između ostalog. Kod vrijednog zaposlenika obrazac za izlazni intervju može utvrditi postoje li uvjeti pod kojima bi se zaposlenik mogao predomisliti. Osim toga, tvrtka mora pokušati otkriti postoje li okolnosti koje utječu na druge trenutne zaposlenike kako bi ublažila fluktuaciju zaposlenika.
Sudjelovanje u izlaznom intervjuu trebalo bi biti dobrovoljno, pri čemu bi se zaposleniku dao alternativni upitnik koji treba ispuniti ako mu/joj ne odgovara proces intervjua. Često će zaposlenik biti spremniji s informacijama ako nije licem u lice s predstavnikom tvrtke. Također, trenutni šef zaposlenika ne bi trebao biti osoba koja obavlja izlazni intervju. Ako objektivna treća strana vodi razgovor, zaposlenik bi se mogao osjećati ugodnije otkrivajući informacije o svojim trenutnim radnim uvjetima. Zapravo, trenutni šef zaposlenika može biti razlog za odluku, a zaposlenik se mora osjećati ugodno govoreći to nekom drugom.
Pitanja u obrascu za izlazni intervju obično su vrlo jednostavna i jasna, a izlazni intervju bi trebao biti brz i lak za zaposlenika koji napušta. Često poslodavac želi ostaviti dobar dojam na zaposlenika i pokazati da mu je stalo do razloga odlaska. Kada velika tvrtka odvoji vrijeme da intervjuira jednog zaposlenika koji odlazi, to može učiniti da se zaposlenik osjeća kao da je dao veliki doprinos tvrtki u cjelini.
Analiza obrasca za izlazni intervju može biti jednostavna kao i rasprava među menadžerima ili može biti znanstveniji postupak analize podataka. U velikim, složenim tvrtkama mogu postojati cijeli poslovi posvećeni analizi ovih informacija. Ako su poslodavci vješti u izlaznim intervjuima, mogli bi pronaći riznicu informacija unutar podataka koji im mogu pomoći da bolje upravljaju svojim trenutnim zaposlenicima.