Obrazac ponude je dokument koji koriste izvođači i dobavljači kako bi dali cijene za projekt ili posao. Ovi se obrasci koriste u poslovanju za mnoge aktivnosti nabave, a također se široko koriste u građevinskoj industriji za utvrđivanje cijena građevinskih projekata. Predložak početne ponude izrađuje vlasnik, programer ili kupac, a ispunjava ga izvođač ili dobavljač u skladu sa zahtjevima vlasnika.
Prijedlog ponude često se izdaje kao odgovor na zahtjev za ponudu (RFP). Kada vlasnik ili programer treba angažirati izvođača ili kupiti materijale od dobavljača, vlasnik će izdati RFP potencijalnim ponuditeljima. RFP će često sadržavati obrazac prijedloga ponude koji svaki ponuditelj mora ispuniti i predati. RFP će također naznačiti koja vrsta informacija mora biti uključena u svaku ponudu.
Kako bi dovršio ponudu ponude, izvođač prvo mora procijeniti trošak izvođenja navedenog posla, odnosno isporuke određenog proizvoda. Zatim mora ispuniti svoju cijenu na predlošku ponude prema uputama vlasnika. Obrazac prijedloga također može uključivati odjeljke koji se odnose na zamjene, dodatke, sporedne projekte ili posebne zahtjeve. Većina ovih obrazaca sadržavat će informacije o rasporedu isporuke projekta, kao i uvjete i informacije o projektu. Obično postoji i prostor za ponuditelje da navedu posebna izuzeća ili uvjete za svoju cijenu.
Ovi predlošci nude niz prednosti i ponuditeljima i vlasnicima projekata. Primarna prednost za vlasnika je ta što ova tehnika nudi usporedbu cijena “jabuka-jabuka”, što znači da vlasnik može brzo usporediti cijene jer su opseg projekta i uvjeti slični ili identični. Izvođač ima prednost znajući točno što vlasnik očekuje i kako bi cijenu trebalo predstaviti radi jasnoće. Predlošci prijedloga ponuda također pomažu spriječiti vlasnike da se zbune izuzećima ili nepodudarnostima opsega navedenim u pojedinačnim ponudama izvođača.
Iako obrazac za ponudu često kreiraju vlasnici za određeni projekt, mnogi izvođači također imaju svoje vlastite obrasce. Kada se izda RFP i ne uključuje obrazac prijedloga ponude, izvođač ili dobavljač će koristiti svoj vlastiti obrazac za podnošenje cijena za projekt. Ovi obrasci obično sadrže sve standardne uvjete i odredbe koje zahtijeva izvođač, i uključuju prostor za ponuditelje da dodaju informacije o cijenama, kao i specifične uvjete projekta i izuzeća.