Obrazac izvješća o slučaju je alat koji se koristi za prikupljanje podataka tijekom kliničkog ispitivanja. Naručitelj osmišljava sadržaj obrazaca i distribuira ih u papirnatom ili elektroničkom obliku na sva mjesta na kojima se provodi kliničko ispitivanje. Istraživači ispunjavaju obrasce, vraćajući ih sponzoru u određenim intervalima ili na kraju ispitivanja. Podaci iz obrazaca analiziraju se kako bi se razvili zaključci o ishodu kliničkog ispitivanja, u rasponu od zaključka da se lijek koji se ispituje čini učinkovitim i ima minimalne nuspojave do rezultata koji sugerira da metoda liječenja koja se proučava ne djeluje.
Obrasci za prijavu slučaja iznimno su detaljni, jer bi istraživači radije imali previše podataka nego premalo. Prije nego se bilo koji obrazac za prijavu slučaja pošalje sponzoru, uklanjaju se identifikacijske informacije koje povezuju sadržaj obrazaca s pojedinačnim pacijentima, u interesu očuvanja privatnosti i što je moguće neutralnije studije. Obrasci uključuju povijest pacijenata, zapisnike interakcija s pacijentima i bilješke o tome kako pacijenti reagiraju na liječenje koje se proučava u ispitivanju.
Sve te informacije analiziraju se kako bi se utvrdilo jesu li statistički značajne. Obrasci izvješća o slučaju međusobno se uspoređuju i istraživači promatraju kako su različite skupine pacijenata u studiji reagirale. Pacijenti na placebu ili različitim razinama lijekova, na primjer, raspoređeni su u različite skupine radi analize. Te se informacije koriste za empirijski opisivanje rezultata kliničkog ispitivanja. Budući da je materijal na obrascu za prijavu slučaja anonimiziran, istraživači izbjegavaju mogućnost pristranosti, jer ne znaju ništa o pacijentima osim generičkih informacija u obrascima.
Mnoga klinička ispitivanja koriste elektroničke sustave snimanja za izvješća o slučajevima. Oni značajno pojednostavljuju proces, omogućuju trenutni prijenos i pretraživanje baze podataka, a također pružaju metode za povezivanje različitih vrsta informacija u kartoteku pacijenta bez potrebe za fizičkim traganjem za njima. Korištenje elektroničkih sredstava također može eliminirati probleme poput lošeg rukopisa koji prikriva sadržaj obrasca za prijavu slučaja.
Kako se obrasci izvještaja o slučaju vraćaju, oni se pomno pregledavaju, a sponzor može izraditi popis specifičnih pitanja koja trebaju pojašnjenje. Sve što na obrascu izvješća o slučaju izgleda čudno, kao što je neuobičajeno visoka zabilježena težina za pacijenta ili čudna stavka u pacijentovoj medicinskoj povijesti, mora biti potvrđeno od strane istraživača. Ovo je osmišljeno kako bi se uklonili pogrešni podaci, kao što je pogrešno očitanje krvnog tlaka gdje istraživač invertira brojeve kada se očitanje bilježi.