Odjel za nabavu je odjel ili odjel koji je odgovoran za nabavu potrebnih dobara i usluga potrebnih za rad tvrtke ili općine. Kako bi ispunio ovu odgovornost, odjelu se obično dodijeljuju ovlasti za pregovaranje o ugovorima s dobavljačima, ograničavanje iznosa kupnje i generiranje narudžbenica koje odgovaraju odobrenim zahtjevima. Odjel za nabavu također može biti ovlašten izdavati Zahtjeve za prijedloge (RFP) kako bi se identificirali najbolji dobavljači za određenu robu ili uslugu. Zahvaljujući modernim komunikacijama, postoji niz izvrsnih sustava e-nabave koji mogu pomoći odjelu u svakodnevnoj funkciji naručivanja, praćenja i primanja te robe i usluga.
Jedna od glavnih prednosti odjela nabave je ta što centraliziranje funkcije nabave omogućuje standardizaciju postupaka nabave. To često može dovesti do bolje kontrole računovodstvenog procesa, budući da se sve naručivanje obavlja preko središnjeg tijela, a ne svakog odjela ili odjela tvrtke ili drugog subjekta koji samostalno naručuje robu i usluge. Budući da se nabava odvija kroz jedan cjevovod, puno je lakše pratiti troškove i držati ih unutar razumnog okvira.
Još jedna prednost odjela za nabavu je mogućnost kupnje velikih količina artikala potrebnih u više odjela. Na primjer, sustavi nabave koji mogu pratiti korištenje uredskog materijala u svim odjelima mogu pomoći u određivanju koliko je hrpa papira potrebno da bi poslovanje bilo operativno u zadanom vremenskom okviru. Koristeći ove podatke, pojedinci koji se bave nabavom obično mogu naručiti nižu jediničnu cijenu postavljanjem jedne velike narudžbe kod dobavljača, čime se štedi novac tvrtke. To bi bilo teško postići bez neke vrste središnjeg procesa nabave.
Nije neobično da odjel nabave također poziva dobavljače da sudjeluju u postupku nadmetanja za poslovanje tvrtke. To znači da odjel ima mogućnost pokretanja i nadzora ugovora o nabavi koji zaključavaju posebne stope za različite proizvode i usluge, barem za određeno vremensko razdoblje. Odjel može koristiti ovaj model kao dio nabave zaliha ili čak nabave građevinarstva ako je tvrtka ili općina angažirana na građevinskom projektu.
Općenito, programi nabave strukturirani su tako da rade s integritetom i poštenjem. Obično postoji niz provjera i ravnoteža ugrađenih u sustav kako bi se otežalo zaobilaženje utvrđenih procedura ili da ljudi koji rade unutar odjela dobiju posebnu naknadu u zamjenu za ugovor s dobavljačem. Kao i kod svakog odjela ili odjela koji se bavi financijama bilo koje vrste, odjel nabave se revidira na redovnoj osnovi, obično najmanje jednom godišnje. To pomaže da se osigura da se poštuju procedure i da se sve transakcije provode na način koji je i zakonit i etički.