Održavanje popisa je proces održavanja aktualnim popisa bilo koje vrste. Poduzeća posluju s brojnim popisima u cijeloj korporativnoj strukturi, a dva glavna primjera su popisi klijenata i popisi odobrenih dobavljača. Opći koncept održavanja popisa odnosi se na održavanje ovih i drugih važnih popisa u vlasništvu tvrtke što je moguće točnijim i pravodobnijim. To znači da je proces vođenja ovih popisa stalna aktivnost koja se mora obavljati u redovitim intervalima.
Postoje tri osnovne vrste aktivnosti ili transakcija koje se javljaju tijekom procesa održavanja popisa. Prva aktivnost poznata je kao dodavanje. To jednostavno znači da se dodaju svi novi podaci relevantni za unos. Na primjer, ako tvrtka sklopi ugovorni sporazum s novim dobavljačem, taj se dobavljač dodaje na popis odobrenih dobavljača, često uključujući ključne informacije poput imena i položaja ključnih kontakata, datuma početka i završetka ugovora i bilo koje druge specifičnosti koje su neophodne za pravilno pružanje usluga tom korisniku.
Druga vrsta transakcije ili aktivnosti koja se odvija tijekom održavanja popisa poznata je kao brisanje ili uklanjanje. U tom se slučaju uklanjaju ili brišu podaci koji su prethodno bili uključeni na popis. Ako kupac odluči zatvoriti svoj račun i u cijelosti podmiriti nepodmirena dugovanja, taj se račun uklanja s popisa aktivnih kupaca. Dok neke tvrtke jednostavno odbacuju te podatke, druge uzimaju uklonjene podatke o korisnicima i arhiviraju podatke na popisu koji je rezerviran za bivše klijente.
Posljednji korak ili transakcija povezana s održavanjem popisa poznata je kao promjena. To obično uključuje ažuriranje neke vrste informacija koje se već nalaze na postojećem popisu. Ako se kupac podvrgne spajanju i počne poslovati pod novim nazivom tvrtke, taj novi naziv zamjenjuje staro ime u svim evidencijama kupaca koje vodi dobavljač. S profilom korisnika koji sadrži imena ključnih donositelja odluka unutar organizacije, promjena može uključivati uklanjanje imena nekoga tko je napustio tvrtku i zamjenu imena njegovog ili njezinog nasljednika u istom polju na popisu.
Uz bilo koju vrstu aktivnosti održavanja popisa, ideja je održavati popis aktualnim. Na taj način se smanjuje mogućnost gubitka vremena i resursa korištenjem zastarjelih ili više nevažnih informacija. Na primjer, održavanje aktualnih informacija na popisu kupaca pomaže da se osigura da ako dobavljač želi provesti kampanju izravne pošte koristeći popis, pošiljke neće biti poslane bivšim kupcima ili kontaktima koji više nisu povezani s tvrtkama koje čine trenutnu bazu kupaca.