Proračun, definiran u osnovi, je strateški financijski plan. Obično uzima u obzir prihode i rashode. Pri tome će možda trebati uzeti u obzir niz drugih čimbenika, kao što su radna snaga i dostupnost sirovina. Odstupanje proračuna nastaje kada postoji razlika između plana i ishoda.
Kada se razmatra varijacija proračuna, može biti vrlo važno razlikovati stvari koje utječu na proračun koji se može kontrolirati i one koje ne mogu. Postoji niz razloga zašto može doći do odstupanja proračuna. Jedan od razloga je što je proračun bio loše planiran. Ovo je primjer faktora koji se može kontrolirati.
Neki uzroci odstupanja proračuna mogu se kontrolirati. Troškovi rada su još jedan primjer. Tvrtka može kontrolirati svoju potrošnju u ovom području donošenjem odluka kao što su zabrana prekovremenog rada i outsourcing projekata koji bi inače zahtijevali visoko plaćeno osoblje.
Neki uzroci odstupanja proračuna su nekontrolirani. Čimbenici u ovoj kategoriji obično su vanjski. To znači da te čimbenike određuju subjekti izvan tvrtke koja je izradila proračun. Porast cijena komunalnih usluga može biti primjer faktora koji se ne može kontrolirati. Ako prirodna katastrofa prouzrokuje nestašicu nekih sirovina, to je također nekontroliran faktor.
Kada se uzme u obzir odstupanje proračuna, ne bi trebalo automatski pretpostaviti da se to odnosi na gubitke. Varijanca proračuna može biti pozitivna ili negativna. Kada je pozitivna, obično se naziva povoljnom varijansom. Kada je negativna, smatra se nepovoljnom varijacijom.
Postoji nekoliko kategorija odstupanja proračuna. Varijanca dobiti jedna je od najčešćih. To se odnosi na jaz između očekivane dobiti i profita koji je stvarno zarađen, bilo da je veći ili manji od predviđenog.
Uobičajeno je da velike organizacije imaju brojne proračune. Oni se, na primjer, mogu podijeliti po sektoru, grani ili odjelu. Kada je to slučaj, postoji mogućnost da postoje brojna odstupanja u proračunu. Postoji mnogo načina na koje se to može riješiti.
Uzmimo primjer punionice koja ima odjel sjever i jug. Na kraju godine sjever bi mogao imati pozitivnu varijaciju od milijun američkih dolara. Jug, međutim, ima negativnu varijaciju od 1 USD. Jedan od načina na koji bi se to moglo riješiti je dopuštanje odjelu za sjever da zadrži višak uz iznos koji će dobiti za novi godišnji proračun. Naprotiv, južnom odjelu bi se deficit od 500,000 USD mogao odbiti iz novogodišnjeg proračuna.