Organizacija znanja je cjelokupni proces “organizacije” i raspoređivanja svih informacija i znanja koje je prikupila tvrtka ili tvrtka. Na taj način tvrtka može puno lakše doći do podataka i resursa kada je to potrebno. Ovaj proces također pomaže tvrtki identificirati koliko znanja ima, a koliko joj nedostaje. Koncept organizacije znanja je, dakle, tretirao “znanje” kao imovinu koju treba čuvati i povećavati za dobrobit poduzeća.
Metoda organizacije znanja uključuje nekoliko koraka, koji se mogu odvijati i preklapajući i istovremeno. Prvi korak je klasifikacija, pri čemu se dokumenti mogu prvo razvrstati i grupirati prema njihovim zajedničkim čimbenicima. Nakon toga slijedi mapiranje znanja u kojem se identificiraju svi potencijalni izvori znanja – ljudi, institucije i tehnologija. To pomaže u stavljanju dostupnih znanja u povećanje kvalitete i kvantitete.
Indeksiranje cjelokupnog znanja sljedeći je korak u organizaciji znanja. U ovoj fazi pohranjuju se svi prikupljeni podaci i dokumenti. Obično se kategorizacija događa istodobno s indeksiranjem, kako bi se identificirale i označile sve grupe znanja koje su prvotno klasificirane. Slijedeći ove korake može biti teško postići kada se radi ručno, pa tvrtke obično koriste računalni softver i aplikacije kako bi olakšale zadatke. Računalni programi su također dostupniji u smislu traženja i dohvaćanja svih vrsta dokumenata i “znanja”.
Organizacija znanja bavi se ne samo znanjem koje se može unijeti u poduzeće, već i postojećim znanjem i informacijama unutar same tvrtke. Primjeri internog znanja su evaluacije zaposlenika, dijagrami tijeka rada i godišnja financijska izvješća. Sva ta znanja pomažu poduzeću da odredi gdje su njegove snage, te kako smanjiti i poboljšati svoje slabosti. Nakon što je prisutno svo relevantno znanje, ključni službenici mogu voditi sastanke i konferencije kao dio organizacije znanja.
Ova praksa je važna ne samo za poduzeća i poslovna područja, već je također vrijedna u institucijama, povijesnim arhivima i muzejima. Čak i knjižnice slijede tradicionalni tip organizacije znanja putem kataloških kartica i indeksa, mnogo prije prisutnosti računala. Muzeji posebno trebaju organizirati sva prikupljena znanja kako bi osigurali da svi podaci budu autentični, vjerodostojni i dostupni javnosti. Čak su i enciklopedije i almanasi svakodnevni primjeri u kojima je primijenjena organizacija znanja. Ukratko, sve organizacije i poduhvati koji se oslanjaju na znanje trebaju proces organizacije znanja kako bi sve relevantne podatke bilo lako prikupiti, dohvatiti i razumjeti.