Neki žale zbog nedostatka osnovnog telefonskog bontona kako u osobnim tako iu profesionalnim razgovorima. Telefonski bonton ljudima nudi način da pristojno funkcioniraju zajedno u društvu, eliminirajući frustracije i komunikacijske probleme. Međutim, telefonski bonton najbolje funkcionira kada svi znaju pravila.
Počnite rano učiti djecu telefonskom bontonu. Ne dopustite djetetu da podigne slušalicu osim ako ne zna što reći. Nitko ne želi frustrirajući razgovor s jedva upućenim jednogodišnjakom. Umjesto toga, naučite djecu od tri do pet godina, ovisno o njihovoj govornoj sposobnosti, da nauče kako se pristojno javljati na telefon.
Javljanje na telefon počinje jednostavnim “Zdravo”. Za djecu, osnovni telefonski bonton uključuje uljudno pitanje tko je pozivatelj. Osoba s druge strane linije trebala bi se identificirati, ali to često nije slučaj. Uputite dijete da sasluša uvod prije nego što ga zatraži.
Uzorak poziva koji je odobren za početak telefonskog bontona je sljedeći:
“Zdravo?”
“Bok, mogu li razgovarati s tvojom majkom?”
“Smijem li pitati tko zove?”
“Ovo je Bob Shipley iz Auto Storea.”
“Možeš li, molim te, sačekati na trenutak?
U ovom trenutku dijete bi trebalo biti u stanju reći roditelju tko zove, a ne vrištati što je moguće glasnije: “Hej mama, Bob Shipley je na telefonu!” Ako je roditelj iz nekog razloga zauzet, mijenja pelenu ili je u kupaonici, dijete se treba vratiti pozivatelju i izjaviti da je tražena osoba nedostupna. U ovom trenutku dijete treba uzeti broj ili poruku. Dijete ne smije otkrivati radnje tražene osobe, poput “Ona je u kupaonici”. On ili ona treba samo reći da roditelj ne može doći na telefon i da će ga uskoro nazvati.
Poučavanje ove osnovne telefonske etikete male djece može rezultirati doživotnim navikama ponašanja prema sugovornicima. Sljedeće pravilo telefonskog bontona je pravodobno vraćanje poziva. Ako je dijete jamčilo da roditelj brzo nazove, roditelj bi to trebao učiniti, osim ako ne dođe do hitnog slučaja.
Za pozivatelja, identifikacija je ključna. Nakon pozdrava od “poziva” treba slijediti “Bok, ovo je tako-i-tako. Mogu li razgovarati s gospođom Jones?” Treba unaprijed dati dovoljno informacija o svom poslovanju, gdje je to moguće. Medicinski uredi i tvrtke za izdavanje kreditnih kartica iznimka su zbog zakona o povjerljivosti. U tom slučaju oni koji zovu mogu samo navesti svoje ime i broj.
Telefonski bonton zahtijeva da i sugovornik i primatelj budu spremni za zapisivanje informacija kada je to potrebno. Prije nego što nazovete ili prihvatite poziv, budite sigurni da imate ispravan pribor za pisanje, sve informacije koje trebate dati i nešto o čemu možete pisati.
Za dobrobit osobe na drugoj liniji, telefonski razgovori neka budu kratki, ali prijateljski nastrojeni. Nakon što se posao obavi, završite jednostavnim zahvalama, bilo za korištenje tvrtke ili za pružanje potrebnih informacija. Zahvalnost treba biti uzvratna kako bi se promovirao dobar telefonski bonton. Također, imajte na umu različite vremenske zone. Nastojte telefonirati tijekom dana. Izbjegavajte pozive prije 9 ujutro i poslije 9 sat.
Osnovni telefonski bonton također zahtijeva uljudnost prema odvjetnicima. Nije potrebno slušati cijeli prodajni pitch. Može se raspitati za ime i posao odvjetnika, koji obično radi na scenariju, a zatim izraziti nezainteresiranost za posao ili proizvode. Također se može izjaviti da on ili ona ne obavljaju poslove preko telefona. Također se može zatražiti da se svoje ime ubuduće stavi na popis za ne pozivanje.
Provjera poziva s ID-om pozivatelja je prihvatljiva kada osoba nema ni vremena ni sklonosti razgovarati s pozivateljem. Također, osnovni telefonski bonton ne zahtijeva da bi se uzvratili telefonski pozivi neželjenih odvjetnika. Međutim, ako netko provjerava pozive obitelji, prijatelja ili poslovnih suradnika, treba se potruditi da pravovremeno uzvrati pozive.