Otkazno pismo je dokument koji zaposlenik prima od svog poslodavca. Obavještava djelatnicu da joj se otkazuje i treba navesti razloge zašto. Može uključivati informacije o prethodnim incidentima koji su pridonijeli ovoj odluci. Ako postoji mogućnost da se zaposlenik žali na otkaz, to treba priopćiti.
Poslodavci obično izdaju pismo o otkazu kao formalnost kako bi ograničili zahtjeve da je zaposlenik nepravedno otpušten. Kako bi bila učinkovita u ovoj ulozi, dobro napisano pismo o otkazu obično ide dalje od obavještavanja osobe da je njezin radni odnos istekao. Također bi trebao priopćavati druge važne informacije.
Otkazom treba odmah i posebno obavijestiti osobu o razlogu prestanka radnog odnosa. Ako se osoba otpušta zbog pušenja izvan za to predviđenog prostora, ne treba sumnjati da je to razlog. Osim radnje zaposlenika, mnogi pisci će navesti politiku koja je prekršena i obavijestit će primatelja gdje može pregledati ovu politiku ako želi. Na primjer, u pismu o otkazu može stajati: “Ova je odluka donesena u skladu s politikom kašnjenja tvrtke, koju možete pregledati na stranici 11 priručnika za zaposlenike.”
Kada poslodavac može izdati ovaj dokument obično je određeno disciplinskom politikom tvrtke, tako da se može razlikovati od jednog do drugog poduzeća. Zaposlenik će u pravilu dobiti otkaz tek nakon što su već poduzete druge stegovne mjere. Međutim, mogu postojati slučajevi kada radnje osobe zahtijevaju momentalno otpuštanje.
Ako su poduzete druge radnje, uobičajeno je da se one detaljno navedu. Unutar tijela otkaznog pisma, pisac će vjerojatno navesti datum i vrstu discipline koja je upotrijebljena. Uzroci koji su potaknuli ove radnje također će vjerojatno biti posebno navedeni. Ako je zaposlenica obećala, dogovorila se ili priznala da joj je posao ugrožen ako se u budućnosti ponaša na određeni način, vjerojatno će je podsjetiti na to.
U nekim slučajevima, raskid naveden u pismu o otkazu nije apsolutan i konačan. Možda postoji prilika da se primatelj žali. Ako je tako, potrebno je priopćiti način i vremenski okvir u kojem će se to učiniti. Radi profesionalnosti i kako se dokument ne bi pogrešno shvatio kao šala, najbolje je da bude otisnut s memorandumom tvrtke i da sadrži ime i poziciju osobe koja ga je napisala.