Otvoreni ormar za datoteke pruža otvoren i lako dostupan prostor za pohranu datoteka. Ove mape se mogu držati vodoravno ili okomito, ovisno o njihovoj veličini i prirodi. Takva rješenja za arhiviranje mogu biti korisna za postavke u kojima je ljudima potreban jednostavan pristup informacijama ili rukovanje datotekama prevelikog i neobičnog sadržaja. Mogu se organizirati na više načina i mnoge tvrtke izrađuju modularne jedinice koje se mogu slagati ili spajati zajedno kako bi se olakšalo širenje.
U ovom dizajnu datoteke su otvoreno izložene. To može biti sigurnosni problem u nekim okruženjima. Medicinske ordinacije, na primjer, često koriste otvorene ormariće za pohranu kartona pacijenata, jer ih to čini jednostavnim za izvlačenje. Kako bi se smanjio rizik od kompromitiranja informacija pohranjenih unutra, datoteke se mogu nalaziti u zaključanom uredskom prostoru gdje građani ne mogu ići. Kodiranje se može koristiti na bočnim stranama datoteka kako bi se pacijentima otežalo čitanje povjerljivih informacija ako mogu pregledavati datoteke iz čekaonice ili nekog drugog prostora.
Mnogi otvoreni ormarići za datoteke prihvaćaju datoteke pohranjene okomito, s karticama na kraju koje sadrže informacije o njihovom sadržaju. Neki imaju vrata ili klizne ploče koje se uklapaju preko datoteka kada se ormarić ne koristi za zaštitu datoteka, dok drugi mogu ostati otvoreni cijelo vrijeme. Uredsko osoblje može organizirati datoteke na razne načine i može označiti otvoreni ormarić s podacima koji će im pomoći da lociraju određene datoteke. Na primjer, klizne zagrade mogu smjestiti kartice s informacijama o različitim odjeljcima, a uredsko osoblje može pomicati klizače kako se zbirka datoteka mijenja tijekom vremena.
Drugi su namijenjeni za ravnu pohranu datoteka. To može biti korisno u objektima kao što su pisači, gdje datoteke mogu sadržavati velike ploče i negative koji se koriste u proizvodnji ispisa. Tradicionalni zatvoreni ormar za datoteke možda neće primiti velike predmete. Otvoreni ormar za datoteke omogućuje osoblju pohranjivanje ovih informacija na dostupnom području gdje mogu ležati kako bi se šteta svela na najmanju moguću mjeru. U slučaju da trebaju ponovno ispisati posao, mogu brzo povući relevantne pločice i negative.
Ovaj pristup arhiviranju također se može koristiti za privremenu pohranu datoteka. Otvoreni ormar za datoteke na kolicima na kotrljaju, na primjer, može primiti datoteke kada se povuku za referencu. Osoblje može premjestiti kolica kroz objekt kako bi zgrabili datoteke koje su im potrebne i vratile datoteke putem istih kolica.