Pregovarački dokument je dokument koji dvije ili više suprotstavljenih strana čine i koji navodi odobrene uvjete kompromisa ili sporazuma između strana uključenih u neku vrstu sukoba, kao što je poslovna stvar. Nastaje kada dvije ili više suprotstavljenih strana uključenih u sukob pregovaraju kako bi postigli konačno rješenje. Pregovarački papir sličan je ugovoru jer sve uključene strane moraju nešto dati da bi dobile bilo što u konačnom kompromisu. Svaka situacija koja zahtijeva izradu pregovaračkog dokumenta je jedinstvena, ali postoje opće smjernice kojih se treba pridržavati prilikom izrade dokumenta.
Kada se, na primjer, izradi pregovarački dokument, potrebno je jasno iznijeti argumente svake strane, a zatim razjasniti kompromise u vezi s tim argumentima. Nakon što su argumenti priznati i kompromisi nabrojani, kompromise moraju odobriti sve strane ili predstavnici svake strane. Ako je odobren, uključene strane tada su potvrdile dokument i suglasne da će ga slijediti sve uključene strane.
Pregovarački papiri uglavnom se koriste za rješavanje velikih sukoba i obično su krajnji rezultat uspješnog pregovaranja. Međutim, postoje prilike kada se može upotrijebiti pregovarački papir da spriječi svađu ili sukob. Proces izrade pregovaračkog dokumenta za sprječavanje svađa vrlo je sličan uobičajenom pregovaračkom dokumentu koji se koristi za rješavanje argumenata nakon što su se dogodili, osim što bi se predstavili argumenti ili potencijalni sukobi koji bi se mogli dogoditi u budućnosti, a kompromisi bi provoditi samo ako se potencijalni sukob doista dogodi. Svaka situacija koja zahtijeva izradu pregovaračkog dokumenta je jedinstvena, ali svi pregovarački dokumenti se vrte oko kompromisa kako bi se došlo do konačnog rješenja sukoba.