Parafraza se javlja kada osoba pokušava prenijeti citat iz teksta ili druge osobe bez korištenja potpuno istih riječi. Citat je prijevod onoga što je osoba rekla od riječi do riječi, dok parafraza sadrži isto značenje, ali ne i iste riječi. Može postojati niz razloga za parafraziranje nekog drugog, kao što je pozivanje na nešto što je netko rekao bez teksta ili citata u ruci. To se često čini u otvorenim govorima, svakodnevnim razgovorima i u okolnostima kada riječi osobe nisu snimljene.
Također se koriste kada pisac ili student želi upotrijebiti veliku količinu teksta iz izvora, ali ne može ga citirati izravno jer prelazi razumnu granicu. U takvim okolnostima, parafraziranje se koristi kako bi tekst izgledao manje kao izvornik, ali i dalje zadržava iste bitne informacije. Ovo se razlikuje od plagijata, u kojem netko napiše ono što je netko drugi rekao ili napisao riječ po riječ. Patchwork parafraza promijenila bi značajne dijelove rečenice, ali ne i cijelu. Ako je ovo za esej, tezu ili za plaćeni članak za objavljivanje, to bi se moglo protumačiti kao plagijat.
Parafraze se mogu koristiti da se rečenica okrene naglavačke kako bi se promijenila točka gledišta ili zamijenili objekt i subjekt. Ovakvu namjernu preradu rečenice ne treba smatrati plagijatom. To je najbolje učiniti ako se fraza ili tekst razbije na glavne točke i potpuno razumije prije nego što se preradi.
Koristeći Horatio Nelson kao primjer, moguće je vidjeti kako parafraziranje funkcionira. Jedan od njegovih brojnih citata uključuje stih “Nešto se mora prepustiti slučaju; ništa nije sigurno u morskoj borbi iznad svega.” Nelson vjeruje da admiral ne može planirati svaki slučaj kada se upusti u borbu, posebno onu koja se bori na otvorenom moru. Prethodna rečenica je parafraza. Niti jedan element rečenice nije isti kao citat, ali prenosi isto značenje.
Koristeći još jednom Nelsonov citat, rečenica se može potpuno preraditi, a da se Nelsonove ideje zadrže u igri. Nelson je htio reći da admiral ne može sve planirati, ali da to vrijedi i za svakoga tko pokušava bilo što planirati. Također je vjerovao da u borbama na moru događaji mogu biti još manje predvidljivi nego u drugim okolnostima. Nelson je možda rekao da je „posebno u slučaju pomorskih angažmana, kao što su manevri između neprijateljskih flota, svaki pokušaj planiranja bilo čega do najsitnijih detalja osuđen na neuspjeh, tako da vođa ili admiral stvari moraju prepustiti sudbini .”