Outsourcing plaća je poslovna praksa koja uključuje ugovaranje s poslovnom službom za obavljanje svih funkcija povezanih s platnim spiskom tvrtke. Korištenje usluge outsourcinga omogućuje upravljanje procesom obračuna plaća bez potrebe za održavanjem velikog odjela za obračun plaća. Pružatelji usluga obračuna plaća upravljaju tako raznolikim funkcijama kao što su izračun plaća i plaća, zadržavanje poreza, raspodjela zadržanih sredstava odgovarajućim državnim agencijama i izravni depozit neto plaće na bankovne račune zaposlenika.
Postoji mnogo razloga zašto se tvrtka može odlučiti za opciju outsourcinga na platnom spisku. Najčešći je način uštede vremena i novca na rješavanju financijskih zadataka povezanih s platnim spiskom. Ugovorom s vanjskim dobavljačem moguće je ograničiti tim za obračun plaća na jednu ili dvije osobe unutar tvrtke. Često su ove dvije određene osobe ovlaštene dostaviti osnovne podatke službi za obračun plaća, koja zatim obrađuje ostale detalje. Kao rezultat toga, nema potrebe da bilo tko provodi većinu radnog tjedna obračunavajući satnicu, poreze i rješavajući različite vrste problema po odbitku.
Budući da većina usluga outsourcinga na plaćama nudi mogućnost rezanja čekova ili izravnog depozita, svaki zaposlenik može odabrati koji format preferira. Kada se odaberu čekovi, obično se šalju kurirskom službom do klijenta, koji ih potom distribuira zaposlenicima. U situacijama kada je odabrana opcija izravnog depozita, zaposlenici često otkriju da je njihov novac pripisan na njihov račun večer prije stvarnog datuma isplate ili ranije na standardni datum isplate.
Još jedna prednost korištenja usluge outsourcinga plaća je to što poslodavac ne mora pratiti promjene u propisima koji utječu na obračun poreza. Budući da outsourcing usluga stalno ažurira svoje podatke kako bi bili u skladu s važećim zakonima, poslodavac se nikada ne mora brinuti o naplati zakašnjelih naknada i drugih kazni zbog nepravilnog obračuna dospjelih poreza. Sama ova pogodnost može velikoj korporaciji uštedjeti značajnu količinu novca tijekom godine.
Outsourcing plaća također sprječava poslodavca da se nosi s tehnološkim problemima. Budući da se platni spisak obrađuje izvan mjesta, nikada nema potrebe za nadogradnjom softvera za obračun plaća ili trošenjem vremena i novca na programske ili hardverske probleme ili bilo koji problem sa sustavom koji se može pojaviti i usporiti proces obračuna plaća. Kao rezultat toga, zaposlenici su dosljedno plaćeni na vrijeme i ostaju zadovoljni.
Iako outsourcing plaća znači redovito nastajanje još jednog poslovnog troška, čak i male tvrtke često smatraju da korištenje ove vrste usluge svaki mjesec štedi vrijeme i novac. Većina outsourcing dobavljača ponudit će nekoliko različitih planova plaća koji će vjerojatno biti idealni za tvrtke različitih veličina. Što se tiče praktičnosti, ažuriranje evidencije o plaćama i točnost odbitka, korištenje usluge vanjskih izvršitelja plaća jednostavno ima smisla.