Pisanje ponuda nužan je dio opstanka i postojanja mnogih tvrtki. Tvrtke moraju dobiti ponude kako bi ostale u poslovanju, a prijedlozi ponuda se daju pisanjem ponuda. Izvori financiranja iz kojih se prijavljuju ponude su ograničeni, pa je dobra pismena ponuda obavezna. Osiguravanje ovih sredstava za korporaciju također je težak, konkurentan proces, budući da je svim tvrtkama u jednom ili drugom trenutku potreban novac.
Pisanje ponuda vještina je koja se vremenom i vježbom može poboljšati i ojačati. Neke tvrtke imaju vlastite pisce ponuda unutar tvrtke, dok druge koriste usluge koje pišu ponude, zahtjeve za prijedloge i predloške ponuda. Zahtjev za ponudu (RFP) je dokument koji je dio procesa nadmetanja koji se koristi za podnošenje prijedloga za određenu uslugu. Predložak zahtjeva za ponudu obično je sličan predlošku ponude ili općem predlošku ponude. Oni se sastoje od osnovnih formata koje pisac ponude može koristiti kao početnu točku i odatle prilagoditi stil pisanja i jezik tvrtki koju predstavlja.
Kako se pisanje ponuda obično mora obaviti u kratkom roku kako bi se osigurala potrebna sredstva, tvrtke se često obraćaju uslugama pisanja kako bi za njih napisale ponude. Te usluge često uključuju savjetovanje u vezi s ponudama, upitnik za pretkvalifikaciju, RFP, podnošenje poziva na natječaj (ITT), lekturu, uređivanje, istraživanje, pripremu svih dokumenata i obuku o prezentaciji. Ponekad tvrtka mora predstaviti svoju ponudu prije nego grupa koja daje sredstva. Organizacija koja se brine o pisanju ponuda često je spremna osigurati treninge za tvrtku o najboljim taktikama i strategijama koje treba koristiti prilikom predstavljanja ponude.
Prije nego što dođe do pisanja ponude, tvrtka mora prikupiti sve svoje financijske evidencije i podatke, uključujući porezne izvještaje i podatke o plaćama. Također je potrebno pribaviti obrazac ponude i list s prijedlogom ponude u kojima su navedena sva pravila koja se moraju pridržavati u ponudi. Osoba ili organizacija koja je napisala ponudu također mora uzeti u obzir izvješća o inspekciji. Ponude se često neće niti razmatrati osim ako ponuda ne sadrži odgovarajuće izvješće o pregledu zgrade ili ureda iz kojeg se ponuda izdaje.
Svi uvjeti ponude moraju biti eksplicitno navedeni u dokumentu jer se usmena korespondencija ne poštuje uvijek. Najbolji savjet za pisanje ponuda je da se o tome pobrinete rano. Nemojte čekati da se približi rok jer će ponuda biti požurena, a ocjenjivači će to primijetiti. Ponude bi trebale biti dobro planirane; to se često najbolje postiže korištenjem nacrta prije pisanja. Pobrinite se da pisanje bude uvjerljivo i privlačno, jer najuspješnije ponude odmah privlače pozornost čitatelja.