U većini slučajeva, pismo interesa je pismo koje napiše potencijalni zaposlenik kako bi naznačio interes za posao ili otvorenu poziciju. Može biti pisana rukom ili otkucana, dostavljena poštom, e-poštom, međuuredskim dopisom ili faksom. Pismo se može poslati kao odgovor na objavljeno radno mjesto ili može biti upit o poslu koji još nije dostupan. Koristi se za predstavljanje pošiljatelja, navođenje njegovih ili njezinih kvalifikacija i namjera, a obično prati životopis i primjere posla kada je to primjenjivo. Neki ljudi to mogu nazvati i pismom za traženje, pismom s upitom ili pismom o interesu.
Poput poštanskog pisma koje se šalje poslovnom suradniku, pismo interesa obično uključuje ime pošiljatelja, poštansku adresu, grad, državu, poštanski broj, telefonski broj i adresu e-pošte. Nakon njih obično slijedi datum, a zatim podaci o osobi koja je primila pismo, uključujući ime, naziv radnog mjesta, tvrtku i adresu tvrtke. Pismo se tada adresira kao tipično poslovno pismo, obično s Poštovani gospodine ili Poštovana gospođo.
Tijelo pisma treba sadržavati informacije o tome zašto je podnositelj zahtjeva zainteresiran za tvrtku. Također bi trebalo objasniti kako bi tvrtka mogla imati koristi od toga da on ili ona bude zaposlenik te koje vještine i sredstva on ili ona može donijeti u tvrtku. Pismo treba sadržavati kratke pojedinosti o relevantnom radnom iskustvu i komentar o tome kako se to iskustvo odnosi na traženo radno mjesto.
U pismu se mogu koristiti različiti formati i znakovi. Može biti opušteno, opušteno i ispunjeno samopouzdanjem, uključujući humor i osobnost, a poslodavcu dati uvid u to kakva osoba piše. Ova pisma mogu biti prikladna za neke poslove i neke poslodavce, ali ih drugi mogu odbaciti kao neprofesionalne.
S druge strane, mnoga pisma interesa napisana su kao stroga poslovna pisma: bez gluposti i izravno u stvar. Ova vrsta pisma često najbolje prenosi potrebne točke. Međutim, možda se neće isticati s poslodavcem koji traži potencijalnog zaposlenika s nečim što će ga izdvojiti iz tog područja.
U mnogim slučajevima, pismo interesa završava frazom sličnom sljedećoj: “Hvala vam na vašem vremenu i razmatranju. Radujem se što ću se javiti.” Ove posljednje rečenice služe da se zahvali poslodavcu što je razmotrio interes pisca i da mu se da do znanja da podnositelj zahtjeva očekuje i želi čuti od tvrtke razgovor ili drugu vrstu naknadnog postupka. Nakon toga obično slijedi potpis, potpis i upisano ime.