Dopis o imenovanju je dokument koji poslodavac proširuje na novog zaposlenika. Konkretno, pismo o imenovanju obavještava podnositelja zahtjeva da je on ili on imenovan na određeno mjesto. U sadržaj pisma uključena su pitanja vezana za imenovanje, kao što su datum početka i ponuđena plaća. Pogodnosti kao što su osiguranje i dani godišnjeg odmora također se raspravljaju u pismu o terminu. Drugi radnici, poput volontera ili pripravnika, također mogu dobiti pismo o imenovanju nakon prijave za radno mjesto u organizaciji.
Dok sudjeluju u procesu zapošljavanja zaposlenika, poslodavci obično pregledavaju više kandidata prije nego što donesu konačnu odluku o tome koga će zaposliti. Nakon što se ta odluka donese, poslodavac kontaktira odabranog kandidata kako bi produžio ponudu zaposlenja. Dok se novozaposleni često telefonom obavještavaju o odluci poslodavca, umjesto toga mnogi primaju pismo o terminu s punim detaljima o poziciji. U mnogim slučajevima, telefonski poziv prethodi službenom pismu, a potonje se smatra službenijom ili službenom obavijesti.
Pisma ove prirode proširuju se na zaposlene na puno i nepuno radno vrijeme, kao i kada tvrtka zapošljava djelatnike na određeno vrijeme. Većina pisama o imenovanju razlikuje se u točno korištenom tekstu, ali sva nude službenu najavu zaposlenja. Stručna pisma pripremaju se na zaglavlju tvrtke i sadrže puno ime i prezime novog zaposlenika. Plaća je izričito navedena u pismu o imenovanju, kao i datumi plaćanja i sve beneficije koje se nude u skladu s uvjetima zaposlenja. Iako je poslodavac taj koji proširuje pismo o imenovanju podnositelju zahtjeva, poslovna je politika nekih poslodavaca da ne smatraju službenim za imenovanje sve dok primatelj ne potpiše, datira i vrati pismo čak i ako je već usmeno prihvaćeno.
U nekim slučajevima, pismo o imenovanju može se proširiti i na pripravnike ili volontere koji su se prijavili za određeno radno mjesto. Na primjer, volonter koji se prijavljuje za pridruživanje mentorskom programu koji vodi nevladina ili neprofitna agencija može dobiti pismo o terminu nakon što podnese prijavu i prođe proces provjere od strane osoblja te agencije. U tom slučaju, pismo o terminu sadržavat će informacije o volonterskom mjestu, kao što je broj sati potrebnih svaki mjesec i pravila tog programa. Kao i kod poslovnog pisma ove vrste, volonter bi potpisao pismo i datirao ga prije nego što ga vrati ako je pozicija prihvaćena.