Stalno pismo je eksterno pismo preporuke koje se podnosi odboru za zapošljavanje kao potporu kandidaturi člana fakulteta za stalni radni odnos. Pismo može doći od podređenog, kolege ili nadređenog, ovisno o informacijama koje traži odbor za zapošljavanje, ali će se obično tražiti od čelnika u području studija kandidata od kojih se traži da komentiraju potencijal kandidata za postizanje pozitivnih rezultata. doprinos bazi znanja iz područja.
Mandat je sustav zapošljavanja koji pojedinim fakultetima na fakultetima i sveučilištima osigurava ugovore o radu na neodređeno vrijeme. Sustav je osmišljen kako bi zaštitio akademsku slobodu prema teoriji da će fakultet koji nije pod prijetnjom gubitka zaposlenja moći slobodno zastupati sva gledišta prilikom podučavanja i objavljivanja, a ne samo najpopularnije. Nemaju svi članovi fakulteta pravo na mandat. Mogu se uzeti u obzir samo oni koji su primljeni na radna mjesta, i to tek nakon nekoliko godina na probnom radu. Nakon što član fakulteta odsluži traženi probni rok, povjerenstvo za mandat razmatra njegovu kandidaturu i daje preporuku hoće li ponuditi stalni ugovor ili ne.
Dio procesa revizije odbora za zapošljavanje je traženje pisama o mandatu. Povjerenstvo prvo odlučuje koju vrstu kriterija želi potkrijepiti. Na primjer, povjerenstvo bi moglo tražiti procjenu istraživačkog potencijala kandidata, kolegijalnosti ili sposobnosti poučavanja. Vrsta potrebne potpore odredit će prikladne osobe koje će podnijeti pismo o stažu u korist kandidata. Od bivšeg studenta, kao i od bivšeg poslodavca, može se jednako lako zatražiti pismo o stažu.
Povjerenstvo se obično bavi potencijalom kandidata da doprinese istraživačkoj bazi svog odabranog područja. U ovom slučaju, pisma o mandatu će se tražiti od istaknutih fakulteta u tom području koje bi kandidat trebao imati razloga poznavati iz godina rada u istom području. Očekuje se da će svako primljeno pismo sadržavati sjajan pregled potencijala kandidata.
Od kandidata se obično traži da dostavi popis potencijalnih preporučitelja za koje kandidat misli da bi napisali učinkovito pismo o mandatu. Zatim bi predsjednik odbora za mandate izravno kontaktirao osobe s liste ili bi kandidat mogao sam postaviti zahtjev preporučatelja. U oba slučaja, sadržaj pisma o mandatu može dovesti do ili odbiti kandidatovu ponudu za stalni radni odnos.