Pismo ponude služi kao oblik komunikacije između tvrtke i neovisnog izvođača, dobavljača ili slobodnog radnika. U pismu se opisuju proizvodi ili usluge koje izvođač ili slobodnjak može isporučiti i kolika će biti cijena tih usluga ili proizvoda. Pisma ponude također često uključuju određeni datum ili vremenski okvir za završetak.
Kada tvrtka želi da treća strana obavlja određene zadatke ili pruža određene proizvode, općenito će prvo jasno identificirati usluge ili proizvode koji su potrebni. Zatim će tvrtka objaviti zahtjev za prijedloge. Zainteresirani izvođači ili slobodnjaci tada će izraditi pismo ponude kao odgovor na zahtjev za prijedlogom.
Prilikom sastavljanja pisama ponude, razumijevanje svih zahtjeva tvrtke je ključno. Prijedlog prilagođen specifičnom zahtjevu obično pomaže povećati šanse za uspješnu ponudu. Ponuditelj bi trebao biti u mogućnosti nositi se sa svim aspektima zadatka i, ako rok nije određen u zahtjevu za prijedlog, ponuditelj bi također trebao moći odrediti realan datum isporuke.
Marketing je ključni dio pisma ponude, koji se ponekad naziva i prijedlogom ponude. U idealnom slučaju, autor pisma ponude trebao bi biti upoznat s tržišnim cijenama za proizvod ili uslugu koja se traži. To je važno ne samo zato što je odbijanje vjerojatno za precijenjene ponude, već i zato što će ponuda koja je preniska rezultirati manjim povratom ulaganja.
Jednostavna internetska pretraga će proizvesti mnogo uzoraka pisma ponude. Zapravo, neke web-lokacije nude predloške ponude. Predlošci su generički, ali se mogu brzo prilagoditi tako da odgovaraju svakom zahtjevu za prijedlogom. Ove stranice također mogu uključivati profesionalna softverska rješenja za pisanje koja mogu pomoći u procesu izrade nacrta i bilo kojoj daljnjoj komunikaciji povezanoj s procesom nadmetanja.
Naravno, savršeno sastavljeno pismo ponude ne jamči prihvaćanje. Odvojiti vrijeme za istraživanje kako napisati pismo ponude može govoriti o profesionalnosti i radnoj etici osobe, ali na kraju, novac je često primarni čimbenik. Smanjenje troškova je obično mnogo snažnija motivirajuća snaga za tvrtku od stila pisanja ponuditelja. Sjajno pismo ponude, s razumnim datumom isporuke i razumnom cijenom, međutim, trebalo bi povećati šanse ponuditelja za dobivanje projekta.
Ako je prijedlog odbijen, tvrtka za zapošljavanje obično vraća odgovor s naznakom zašto je ponuda odbijena. Možda bi drugi dobavljač mogao obaviti posao za manje. Možda bi uspješni ponuditelj mogao isporučiti prije. U svakom slučaju, odbijanje ne mora biti kraj reda. Ako je ponuda bila dovoljno atraktivna, ponuđač bi mogao biti prva osoba na umu sljedeći put kada tvrtka bude trebala sličan proizvod ili uslugu.